Gerente de Servicios de Convenciones

Resumen del Puesto

El rol principal de un/a Gerente de Servicios de Conferencias es coordinar y prestar servicios efectivamente a eventos grupales a través de una asociación con el equipo de Ventas para asegurar una transición fluida de la fase de ventas al evento en la casa.

Qué hay para ti…

• ¡Inscripción de seguros disponible desde el DÍA 1!
• ¡Tiempo libre pagado disponible desde el DÍA 1!
• ¡Pago de días festivos disponible desde el DÍA 1!
• ¡Inscripción 401(k) después de 30 días!
• ¡Descuentos en hoteles y viajes en destinos mundiales!
• ¡Oportunidades de desarrollo profesional y promoción!

Deberes y Responsabilidades Esenciales:

• Entregar un excelente servicio al cliente de manera eficiente.
• Responsable de trabajar con el cliente y los departamentos internos para el servicio y coordinación de todos los detalles del negocio relacionado con grupos de los Departamentos de Ventas.
• Trabajar estrechamente con los gerentes de ventas de grupos en todo el negocio de grupos definidos para asegurar una transición fluida para detallar las necesidades del cliente.
• Manejar todos los detalles de grupos definidos incluyendo planificación de menús, venta adicional de alimentos y bebidas, emisión de Órdenes de Eventos de Banquete y obtención de garantías, cambios, distribución de resúmenes de grupos, VIP, introducción de clientes y listas de habitaciones del cliente.
• Detalles de bloque incluyendo maletería, entregas de bolsas de regalo y todas las otras necesidades especiales.
• Manejar procedimientos de facturación y todos los otros asuntos desde el punto donde el Gerente de Ventas entrega el negocio como definido.
• Asegurar que toda la información sea precisa en Delphi para asistir con habitaciones, alimentos y bebidas, y pronósticos de alquiler.
• Asistir a reuniones semanales de BEO, reunión de ventas semanal y reunión de Resumen semanal.
• Ingresar comentarios en notas de cuenta de Delphi para servir mejor al huésped para negocios repetidos.
• Manejar cualquier pregunta de facturación y trabajar con contabilidad para resolver cualquier problema. Revisar facturación con el cliente en el sitio diariamente para asegurar precisión, limitando el potencial de reembolsos.
• Asistir a reuniones de clientes y entretener a clientes con el Gerente de Ventas según sea necesario.
• Asistir con deberes administrativos según sea necesario (envío de faxes, archivo, copia, escaneo).
• Mantener archivo preciso, mantenimiento de registros e ingreso de datos.
• Mantiene un alto nivel de confidencialidad con toda la información del empleador/proveedor.
• Mantener apariencia profesional y estándares de uniforme.
• Desarrollar y mantener comunicación positiva y trabajo en equipo con todos los compañeros de trabajo y supervisores.
• Seguir todas las políticas y procedimientos establecidos por Ambassador Chicago.
• Otros deberes asignados por el Director de Ventas.

Calificaciones:

Para desempeñar este trabajo exitosamente, un individuo debe ser capaz de desempeñar cada deber esencial de manera satisfactoria. Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y/o capacidad requerida. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que individuos con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

Educación y/o Experiencia:

Se prefiere Licenciatura o Grado Asociado en campo relacionado; 1 – 3 años de experiencia previa en Hospitalidad/Turismo en un rol de Oficina Frontal o Ventas y Catering (es decir, Agente de Oficina Frontal, Coordinador de Catering/Ventas, Gerente de Servicios de Conferencias, etc.)

Habilidades de Idioma:

Capacidad de leer e interpretar documentos de trabajo. Capacidad de presentar información de manera efectiva y responder completamente preguntas en situaciones individuales y de grupos pequeños a clientes, clientes y otros empleados de la organización en inglés.

Capacidad de Razonamiento y Habilidades Informáticas:

Capacidad de definir problemas, recopilar datos, establecer hechos y sacar conclusiones válidas. Capacidad de interpretar una amplia variedad de instrucciones técnicas en forma matemática o de diagrama y tratar con varias variables abstractas y concretas. Capacidad de usar eficientemente programas de Microsoft Office.

Demandas Físicas:

Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar exitosamente las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que individuos con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

Al desempeñar los deberes de este trabajo, se requiere que el empleado se siente, esté de pie o camine durante un período de tiempo extendido. Se requerirá que el empleado vea y trabaje en una pantalla de computadora durante la duración del turno (8 horas o más). Mover, levantar, llevar, empujar, tirar y colocar objetos que pesen menos de o igual a 15 libras sin asistencia.

Ambiente de Trabajo:

Las características del ambiente de trabajo descritas aquí son representativas de las que un empleado encuentra mientras desempeña las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que individuos con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

Empleador de Igualdad de Oportunidades

Las decisiones y criterios que rigen la relación laboral con todos los empleados en Ambassador Chicago se toman de manera no discriminatoria, sin tener en cuenta la raza, color, credo, religión, origen nacional, sexo, estado civil, embarazo, discapacidad, orientación sexual, expresión de género, estado de veterano, edad, estado de FMLA, o cualquier otro factor determinado como ilegal por estatutos federales, estatales o locales.