Coordinador(a) de Propiedades Minoristas

Descripción

RESUMEN DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO

La Coordinadora de Propiedad Minorista sirve como el enlace principal entre la administración de propiedades, los inquilinos minoristas y de restaurantes dentro de Source Market Hall, el Equipo Ejecutivo del hotel y el equipo de Gestión de Activos Minoristas del grupo de propietarios. Esta posición es responsable de coordinar las comunicaciones diarias con los inquilinos, apoyar las operaciones de la propiedad, facilitar la participación de los inquilinos, coordinar las mudanzas de inquilinos y desalojos, y garantizar la comunicación oportuna de cambios operacionales e iniciativas de la propiedad.

La Coordinadora de Propiedad Minorista trabaja en estrecha colaboración con el Gerente General e Ingeniero Jefe para apoyar las funciones administrativas diarias, coordinar solicitudes de mantenimiento y operacionales, programar proveedores externos, organizar reuniones de inquilinos e iniciativas de toda la propiedad, y asistir con comunicaciones que promuevan operaciones eficientes en toda la propiedad. Esta posición juega un papel importante en mantener relaciones sólidas con los inquilinos mientras apoya el éxito general, la apariencia y la reputación de Source Market Hall y la propiedad circundante.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES

• Servir como el punto de contacto principal para las comunicaciones diarias con inquilinos minoristas y de restaurantes.
• Desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas y profesionales con los inquilinos de Market Hall, el Equipo Ejecutivo del hotel, representantes de propietarios, proveedores y otros interesados de la propiedad.
• Gestionar la comunicación rutinaria entre los inquilinos de Market Hall, el Equipo Ejecutivo del hotel y los propietarios, asegurando que la información relevante se comunique de manera oportuna y precisa.
• Coordinar y distribuir comunicaciones de inquilinos, actualizaciones de propiedades, avisos, información de eventos, anuncios operacionales y otra información importante.
• Comunicar cambios en los horarios de operación de inquilinos, cierres, eventos especiales, entregas, construcción, mantenimiento y otras actividades operacionales a los contactos apropiados del hotel y propietarios.
• Rastrear, enrutar y monitorear solicitudes de inquilinos, asegurando seguimiento oportuno y resolución a través de los departamentos apropiados.
• Asistir al Gerente General e Ingeniero Jefe con la programación de reuniones, inspecciones, visitas de proveedores, citas de inquilinos y otras actividades relacionadas con la propiedad.
• Colaborar con el equipo de Gestión de Activos Minoristas de los propietarios para asistir con la coordinación de tours de arrendamiento, comunicaciones de inquilinos y otras actividades relacionadas.
• Programar y coordinar proveedores externos para instalaciones, mantenimiento, reparaciones, inspecciones y otros proyectos de propiedad.
• Coordinar el acceso de proveedores a áreas de inquilinos y comunes y comunicar horarios y requisitos a los inquilinos y liderazgo de la propiedad afectados.
• Apoyar la coordinación entre el proveedor de estacionamiento (LAZ), el equipo de administración de propiedades e inquilinos.
• Trabajar en estrecha colaboración con el Ingeniero Jefe para comunicar necesidades de mantenimiento, coordinar actividades de proveedores y monitorear la finalización de proyectos y solicitudes de servicio.
• Coordinar y organizar entregas y paquetes para inquilinos de Market Hall, incluyendo comunicación respecto a entregas grandes o programadas y requisitos de acceso.
• Asistir con la coordinación de mudanzas de inquilinos, incluyendo programación, acceso, entregas, requisitos de construcción, inspecciones y comunicación con departamentos y partes interesadas afectadas.
• Asistir con la incorporación de nuevos inquilinos coordinando presentaciones, información operacional, recursos de propiedad, acceso y documentación requerida.
• Programar y coordinar reuniones mensuales de inquilinos de Market Hall.
• Preparar agendas de reuniones, materiales de presentación, registros de asistencia, notas de reuniones y comunicaciones de seguimiento.
• Mantener registros organizados de contactos de inquilinos, correspondencia, certificados de seguro, documentación de proveedores, materiales de reuniones y otros archivos relacionados con la propiedad.
• Apoyar la planificación y ejecución de eventos de propiedad, incluyendo eventos de apreciación de inquilinos, activaciones estacionales, programas comunitarios e iniciativas promocionales.
• Coordinar la logística de eventos de propiedad, incluyendo comunicación con proveedores, programación, requisitos de configuración y apoyo el día del evento.
• Colaborar con marketing, operaciones, ingeniería, seguridad, departamentos del hotel, propietarios e inquilinos para asegurar la implementación exitosa de eventos y programas.
• Realizar caminatas rutinarias de la propiedad para identificar preocupaciones de inquilinos, problemas operacionales, necesidades de señalización, preocupaciones de limpieza u oportunidades de mantenimiento.
• Apoyar la administración de sistemas de órdenes de trabajo, solicitudes de servicio de inquilinos, horarios de proveedores e informes de seguimiento operacional.
• Asistir al Gerente General e Ingeniero Jefe con deberes administrativos, incluyendo pero no limitado a programación de reuniones, gestión de calendarios, preparación de correspondencia, procesamiento de facturas, organización de documentación, preparación de informes y seguimiento de proyectos.
• Asistir con el procesamiento de facturas, codificación, seguimiento y seguimiento de gastos relacionados con la propiedad y proveedores externos.
• Preparar y coordinar señalización de propiedad, avisos, comunicaciones y otros materiales según lo dirigido por el Gerente General o Ingeniero Jefe.
• Preparar informes, resúmenes, notas de reuniones, correspondencia y presentaciones en nombre del Gerente General e Ingeniero Jefe.
• Mantener calendarios y programación para reuniones recurrentes de inquilinos, inspecciones, visitas de proveedores, proyectos de mantenimiento y eventos de propiedad.
• Apoyar esfuerzos de comunicación de emergencia y coordinación de respuesta operacional según lo dirigido por el liderazgo de la propiedad.
• Promover un enfoque profesional y orientado al servicio al interactuar con inquilinos, huéspedes, proveedores, representantes de propietarios y otros interesados.
• Asistir con proyectos especiales, iniciativas operacionales, mejoras de propiedades y responsabilidades administrativas según sea asignado.
• Mantener el cumplimiento con las políticas de Crescent Hotels & Resorts y todas las regulaciones federales, estatales y locales aplicables.

CALIFICACIONES Y HABILIDADES REQUERIDAS

• Habilidades excepcionales de servicio al cliente y construcción de relaciones.
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Excelentes habilidades organizacionales y de gestión de proyectos.
• Capacidad de gestionar múltiples prioridades y plazos simultáneamente.
• Fuerte atención al detalle y seguimiento.
• Capacidad de gestionar comunicación frecuente entre múltiples partes interesadas y asegurar que la información se comparta apropiadamente.
• Capacidad de trabajar independientemente mientras se colabora efectivamente con múltiples departamentos y socios externos.
• Estilo de comunicación profesional y confiado al interactuar con propietarios de negocios, inquilinos, proveedores, representantes de propietarios y liderazgo de la propiedad.
• Fuertes habilidades administrativas y de gestión de calendarios.
• Competencia en Microsoft Office Suite, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.
• Experiencia usando sistemas de administración de propiedades, órdenes de trabajo, procesamiento de facturas o seguimiento de proyectos preferida.
• Capacidad de preparar correspondencia profesional, informes, materiales de reuniones, señalización y presentaciones.
• Fuertes habilidades de planificación y coordinación de eventos preferidas.
• Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido; Grado de Asociado o Licenciatura en Administración de Empresas, Hospitalidad, Gestión de Propiedades, Comunicaciones o campo relacionado preferido.
• Mínimo de dos años de experiencia administrativa, gestión de propiedades, hospitalidad, operaciones minoristas, relaciones con inquilinos o experiencia relacionada preferida.

CONDICIONES DE TRABAJO Y REQUISITOS FÍSICOS

• Trabajar regularmente en un entorno de oficina, minorista, hospitalidad y propiedad de uso mixto.
• Caminar frecuentemente por toda la propiedad para reunirse con inquilinos, proveedores, miembros del equipo del hotel e inspeccionar condiciones operacionales.
• Capacidad de sentarse, pararse, moverse por la propiedad y usar equipo de oficina estándar durante períodos extendidos.
• Ocasionalmente levantar y llevar materiales que pesen hasta 25 libras.
• Capacidad de trabajar ocasionalmente en noches, fines de semana y eventos especiales según lo requieran las necesidades comerciales.
• Capacidad de responder efectivamente a cambios de prioridades y necesidades operacionales en un entorno de ritmo rápido.

FACTORES CLAVE DE ÉXITO

• Construye relaciones sólidas y confiables con inquilinos de Market Hall, liderazgo del hotel, propietarios, proveedores y otros interesados.
• Mantiene comunicación proactiva, oportuna y profesional en todo el hotel y Market Hall.
• Mantiene operaciones de inquilinos, proyectos de propiedad, proveedores y responsabilidades administrativas organizadas y en movimiento.
• Coordina exitosamente reuniones mensuales de inquilinos, mudanzas de inquilinos, entregas, actividades de proveedores e iniciativas de propiedad.
• Proporciona apoyo administrativo y organizacional de alto nivel al Gerente General e Ingeniero Jefe.
• Anticipa necesidades operacionales y asegura que las partes apropiadas sean informadas de cambios o problemas potenciales.
• Crea un entorno operativo organizado, receptivo y enfocado en inquilinos.
• Demuestra profesionalismo, discreción, responsabilidad y buen juicio en todas las interacciones.

Esta posición sirve como el coordinador central para comunicación de inquilinos de Market Hall, operaciones de propiedad y apoyo administrativo, ayudando a asegurar comunicación clara y coordinación efectiva entre inquilinos, el equipo del hotel, propietarios, proveedores y liderazgo de la propiedad.

En Crescent Hotels & Resorts nos esforzamos por crear un excelente lugar para trabajar donde los asociados en todos los niveles de nuestra organización sean respetados por sus diferencias, tal como los huéspedes y propietarios a los que servimos. Por eso estamos dedicados a crear un entorno que facilite conversaciones abiertas y honestas sobre raza, equidad, diversidad e inclusión. Al examinar nuestras propias creencias y comportamientos, podemos crear cambio a través de capacitación, reclutamiento y promoción de talento diverso para fortalecer nuestra cultura.

Empleador de Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

Este empleador está obligado a notificar a todos los solicitantes de sus derechos de conformidad con las leyes federales de empleo. Para obtener más información, consulte el aviso Conozca Sus Derechos del Departamento de Trabajo.