Especialista en compras indirectas

Objetivo: El especialista en compras indirectas brinda apoyo administrativo y operativo para las actividades de compras indirectas en las categorías de gasto asignadas, que incluyen servicios de viaje, equipo de tienda, suministros de oficina y otros bienes y servicios. Este puesto implica la introducción de datos, el mantenimiento de registros de compras, el procesamiento de solicitudes y el apoyo a las iniciativas de abastecimiento mediante la documentación y la elaboración de informes.

Funciones esenciales:

• Tramita las solicitudes de compra y las órdenes de compra para las categorías de gastos indirectos, garantizando la exactitud y la integridad de la información.
• Mantiene la documentación de adquisiciones, incluidos los archivos de proveedores, los términos del contrato, los materiales de cumplimiento y los registros de seguimiento de gastos en sistemas de archivo organizados; ayuda con las auditorías.
• Genera informes de gastos que comparan los gastos reales con el presupuesto en las categorías asignadas e identifica las variaciones para su revisión por parte de la dirección.
• Brinda apoyo a las actividades de abastecimiento programando reuniones, coordinando las comunicaciones entre las partes interesadas y los proveedores, y distribuyendo la documentación de RFP/RFI.
• Ayuda con la incorporación de proveedores recopilando la documentación necesaria, procesando las solicitudes de configuración de nuevos proveedores y manteniendo la información de contacto de los proveedores.
• Realiza el seguimiento de los proyectos de adquisición, actualizando los plazos y la información de estado según las instrucciones.
• Realiza la entrada de datos para reservas de viajes, pedidos de equipos y otras transacciones de adquisición.
• Brinda soporte a las funciones de cuentas por pagar investigando discrepancias en las facturas, comunicándose con los proveedores sobre el estado de los pagos y resolviendo problemas básicos de facturación.
• Responde a consultas rutinarias sobre adquisiciones por parte de los miembros del equipo y proporciona información sobre políticas y procedimientos de adquisición.
• Brinda apoyo administrativo general, que incluye la preparación de correspondencia, la gestión de la bandeja de entrada de adquisiciones y la coordinación de la logística para los proyectos del equipo.

Información sobre la relación jerárquica y las funciones:

• El especialista en compras indirectas reporta al director de compras indirectas.
• Este puesto está clasificado como no exento según la Ley de Normas Laborales Justas.

Requisitos mínimos, conocimientos, habilidades y entorno laboral:

• La combinación de formación académica y experiencia profesional debe superar los 4 años:

• • Se requieren 4 años de experiencia en adquisiciones, contabilidad u operaciones comerciales.
    • Una licenciatura en un programa relacionado con el área funcional puede contar para 2 de los requisitos de cuatro años.
  • En el sector: Más de 2 años de experiencia en hostelería, restauración y/o comercio minorista.

• Formación especializada:

• • Preferible: formación que conduzca a una comprensión básica de los procesos de adquisición, los términos contractuales, las prácticas de gestión de proveedores y los fundamentos de la gestión de categorías, o capacidad para aprender rápidamente.

• Habilidades/Competencias/Rasgos especializados:

• • Dominio de Microsoft Office y SAP; se valorará la experiencia con herramientas de gestión de compras.
  • Persona muy detallista con sólidas habilidades organizativas; tiene capacidad para mantener registros y documentación precisos.
  • Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales, con capacidad para trabajar en colaboración con las partes interesadas internas y los proveedores externos.
  • Experiencia demostrada trabajando con expertos en la materia para recopilar requisitos, definir especificaciones y ejecutar actividades de abastecimiento.
  • Capacidad demostrada para gestionar múltiples proyectos de abastecimiento simultáneamente, cumplir sistemáticamente con los plazos de entrega y obtener resultados en un entorno de ritmo acelerado.
  • Posee una sólida visión para los negocios y la mentalidad estratégica necesaria para comprender las implicaciones a largo plazo de las decisiones de compras indirectas y para impulsar los objetivos de la organización.
  • Historial comprobado de anticipación de las necesidades del negocio y de las partes interesadas complejas.
  • Historial demostrado de creación y mantenimiento de entornos de trabajo positivos.