Gerente de Ventas de Banquetes y Catering

Descripción

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO:

1. Prospectar, solicitar, calificar, negociar y reservar de manera proactiva reuniones corporativas independientes, recepciones, eventos privados, funciones sociales y negocios de catering; lograr los objetivos de ingresos y conversión asignados.
2. Desarrollar relaciones locales con empresas, planificadores, asociaciones, comunidades y referencias; gestionar consultas, recorridos de sitios, propuestas, seguimiento de contratos y oportunidades de negocios repetidos.
3. Preparar contratos de eventos independientes a través del proceso autorizado de la empresa de gestión del hotel, incluyendo precios aprobados, alquileres, mínimos, depósitos, concesiones y términos aplicables.
4. Recibir programas de banquetes de grupos contratados del equipo de Ventas del hotel; verificar fechas, espacios, asistencia, mínimos de alimentos y bebidas, alquileres, concesiones, facturación, depósitos y expectativas del cliente.
5. Contactar a los clientes dentro de un día hábil después de una transferencia de Ventas completa, establecer hitos de planificación y servir como contacto principal de planificación de eventos hasta la transferencia formal del CSM.
6. Dirigir la planificación integral del cliente para horarios, menús, buffets, descansos, bebidas, necesidades dietéticas, garantías, asientos, diseños de salas, señalización, configuración/desmontaje, accesibilidad y solicitudes especiales.
7. Crear, revisar y mantener personalmente BEOs precisos, diagramas de salas, cronogramas de eventos y documentación de apoyo; especificar claramente cantidades, tiempos, instrucciones de servicio y compromisos financieros.
8. Coordinar directamente en nombre del cliente todos los servicios audiovisuales, alquileres, producción, decoración y otros proveedores terceros organizados por la propiedad, incluyendo cotizaciones, alcance, aprobaciones escritas, programación y detalles de entrega.
9. Garantizar una experiencia de servicio completo sin interrupciones para los clientes. Dirigir acuerdos de proveedores a la entidad de hotel o restaurante autorizada según el proveedor específico y el acuerdo; coordinar cargos aprobados a través de procesos de cuenta maestra designados o facturación consolidada.
10. Mantener registros completos y actualizados en Delphi, contratos, BEOs, diagramas, acuerdos de proveedores, aprobaciones de clientes, notas financieras y correspondencia como fuente compartida de información de eventos.
11. Identificar oportunidades de venta adicional para menús, paquetes de bebidas, espacio de eventos, AV y alquileres; rastrear mínimos contratados, pronosticar ingresos, adiciones aprobadas y otros cargos aplicables.
12. Coordinar con Ventas del Hotel, culinaria, operaciones de banquetes, Ingeniería, Finanzas y proveedores para resolver preguntas de planificación y proteger la experiencia del cliente.
13. Completar toda la planificación de eventos y realizar una transferencia documentada al CSM del operador del restaurante no más tarde de siete (7) días calendario antes del evento, proporcionando BEOs finalizados, diagramas, especificaciones de proveedores, detalles financieros, aprobaciones y cualquier plazo de garantía pendiente documentado.
14. Obtener el reconocimiento del CSM de la transferencia completa e introducir el CSM al cliente. Después de la aceptación, el CSM es propietario de todos los cambios posteriores del cliente, revisiones de BEO, coordinación de proveedores, operaciones en el sitio y ejecución del evento; esta posición no duplica esas responsabilidades.
15. Remitir cambios posteriores a la transferencia que requieran nueva autorización contractual del hotel al representante autorizado del hotel apropiado sin reasumir la propiedad operativa del CSM.
16. Después del evento, obtener cheques de banquete finales reconciliados del CSM, revisar cargos contra documentación aprobada, asistir con discrepancias y actualizar registros de producción y negocios futuros.
17. Mantener comunicación oportuna y pulida con el cliente, respondiendo generalmente dentro de dos a tres horas hábiles, y proporcionar arreglos de cobertura confiables durante ausencias.
18. Realizar otras funciones razonables consistentes con el puesto y asignadas por el Director de Ventas y Marketing.

HABILIDADES Y CAPACIDADES REQUERIDAS:

Se prefiere de tres a cinco años de experiencia en ventas de catering de hotel, servicios de eventos o servicios de conferencias, idealmente dentro de hotelería de estilo de vida independiente, boutique o de lujo. Éxito demostrado en ventas proactivas y detalle integral de eventos; conocimiento sólido de BEOs, planos de piso, alimentos y bebidas, AV, alquileres, coordinación de proveedores y controles financieros de eventos. Se prefiere experiencia con Delphi o sistemas similares. Comunicación escrita y verbal excepcional, organización, criterio, atención al detalle y capacidad de colaborar entre empresas operativas gestionadas por separado. Flexibilidad para reuniones con clientes o transferencias.

ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO:

Satisfacción del Cliente: Proporcionar servicio atento, personalizado y profesional, anticipar las necesidades del cliente y mantener una experiencia de planificación sin interrupciones consistente con un hotel de estilo de vida de lujo independiente.

Hábitos de Trabajo y Responsabilidad: Mantener registros precisos, cumplir con plazos de ventas y planificación, entregar transferencias completas de siete días y comunicarse de manera oportuna y respetuosa con ambas empresas operativas.

Controles Financieros y de Proveedores: Proteger precios aprobados, autorizaciones de clientes, compromisos de proveedores e informes de ingresos precisos. Seguir procedimientos establecidos de contratación, facturación, seguridad y confidencialidad.

NOTA:

Esta descripción resume las responsabilidades principales del puesto y no es exhaustiva. Los deberes y responsabilidades pueden evolucionar según las necesidades comerciales, la ley aplicable y la política de la empresa. Los compromisos contractuales y financieros requieren autorización de la entidad legal apropiada.

Empleador de Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

Este empleador está obligado a notificar a todos los solicitantes de sus derechos de conformidad con las leyes federales de empleo. Para obtener más información, consulte el aviso Conozca Sus Derechos del Departamento de Trabajo.