Responsable des ventes de banquets et restauration

Description

FONCTIONS ESSENTIELLES DE L'EMPLOI :

1. Prospecter de manière proactive, solliciter, qualifier, négocier et réserver des réunions d'entreprise autonomes, des réceptions, des événements privés, des fonctions sociales et des activités de restauration ; atteindre les objectifs de revenus et de conversion assignés.
2. Développer des relations locales avec les entreprises, les organisateurs d'événements, les associations, la communauté et les sources de recommandation ; gérer les demandes de renseignements, les visites des lieux, les propositions, le suivi des contrats et les opportunités de clientèle récurrente.
3. Préparer les contrats d'événements autonomes selon le processus autorisé de la société de gestion hôtelière, y compris la tarification approuvée, les locations, les minimums, les dépôts, les concessions et les conditions applicables.
4. Recevoir les programmes de banquets de groupe contractés de l'équipe des ventes de l'hôtel ; vérifier les dates, les espaces, l'assistance, les minimums de nourriture et de boisson, les locations, les concessions, la facturation, les dépôts et les attentes des clients.
5. Contacter les clients dans un délai d'un jour ouvrable suivant un transfert complet des ventes, établir les jalons de planification et servir de contact principal de planification d'événements jusqu'au transfert formel du gestionnaire de compte client.
6. Diriger la planification complète des clients pour les horaires, les menus, les buffets, les pauses, les boissons, les besoins alimentaires, les garanties, la disposition des places, les aménagements des salles, la signalisation, la mise en place/démontage, l'accessibilité et les demandes spéciales.
7. Créer personnellement, examiner et maintenir des BEO précis et à jour, des diagrammes de salle, des calendriers d'événements et de la documentation de soutien ; spécifier clairement les quantités, les délais, les instructions de service et les engagements financiers.
8. Coordonner directement tous les services audiovisuels, locations, production, décoration et autres fournisseurs tiers arrangés par la propriété au nom du client, y compris les devis, la portée, les approbations écrites, la planification et les détails de livraison.
9. Assurer une expérience de service complet et transparent pour les clients. Acheminer les accords avec les fournisseurs vers l'entité hôtelière ou de restauration autorisée selon le fournisseur et l'accord spécifiques ; coordonner les frais approuvés par le biais des processus de compte maître désignés ou de facturation consolidée.
10. Maintenir des dossiers Delphi complets et à jour, des contrats, des BEO, des diagrammes, des accords avec les fournisseurs, des approbations des clients, des notes financières et de la correspondance en tant que source partagée d'informations sur les événements.
11. Identifier les opportunités de vente supplémentaire pour les menus, les forfaits de boissons, l'espace d'événement, l'audiovisuel et les locations ; suivre les minimums contractés, prévoir les revenus, les ajouts approuvés et les autres frais applicables.
12. Coordonner avec les ventes de l'hôtel, la cuisine, les opérations de banquet, l'ingénierie, les finances et les fournisseurs pour résoudre les questions de planification et protéger l'expérience client.
13. Terminer toute la planification d'événements et effectuer un transfert documenté au gestionnaire de compte client de l'exploitant du restaurant au plus tard sept (7) jours calendaires avant l'événement, en fournissant les BEO finalisés, les diagrammes, les spécifications des fournisseurs, les détails financiers, les approbations et les délais de garantie en attente documentés.
14. Obtenir la reconnaissance du gestionnaire de compte client du transfert complet et présenter le gestionnaire de compte client au client. Après acceptation, le gestionnaire de compte client est responsable de tous les changements clients ultérieurs, des révisions de BEO, de la coordination des fournisseurs, des opérations sur site et de l'exécution de l'événement ; ce poste ne duplique pas ces responsabilités.
15. Renvoyer les changements post-transfert nécessitant une nouvelle autorisation contractuelle hôtelière au représentant hôtelier autorisé approprié sans reprendre la responsabilité opérationnelle du gestionnaire de compte client.
16. Suite à l'événement, obtenir les chèques de banquet finaux rapprochés du gestionnaire de compte client, examiner les frais par rapport à la documentation approuvée, aider à résoudre les écarts et mettre à jour les dossiers de production et d'activité future.
17. Maintenir une communication client opportune et soignée, répondant généralement dans un délai de deux à trois heures ouvrables, et fournir des arrangements de couverture fiables pendant les absences.
18. Effectuer d'autres tâches raisonnables conformes au rôle et assignées par le directeur des ventes et du marketing.

COMPÉTENCES ET CAPACITÉS REQUISES :

Trois à cinq ans d'expérience en ventes de restauration hôtelière, services d'événements ou services de conférences de préférence, idéalement dans l'hôtellerie de luxe indépendante, boutique ou lifestyle. Succès démontré en ventes proactives et en détails d'événements complets ; connaissance solide des BEO, des plans d'étage, de la nourriture et des boissons, de l'audiovisuel, des locations, de la coordination des fournisseurs et des contrôles financiers d'événements. Expérience avec Delphi ou des systèmes similaires de préférence. Communication écrite et verbale exceptionnelle, organisation, jugement, attention aux détails et capacité à collaborer entre les sociétés d'exploitation gérées séparément. Flexibilité pour les réunions clients ou les transferts.

NORMES DE PERFORMANCE :

Satisfaction des clients : Fournir un service attentif, personnalisé et professionnel, anticiper les besoins des clients et maintenir une expérience de planification transparente conforme à un hôtel de luxe lifestyle indépendant.

Habitudes de travail et responsabilité : Maintenir des dossiers précis, respecter les délais de ventes et de planification, effectuer des transferts complets de sept jours et communiquer rapidement et respectueusement avec les deux sociétés d'exploitation.

Contrôles financiers et des fournisseurs : Protéger la tarification approuvée, les autorisations des clients, les engagements des fournisseurs et la déclaration précise des revenus. Suivre les procédures établies de contrats, facturation, sécurité et confidentialité.

REMARQUE :

Cette description résume les responsabilités principales du poste et n'est pas exhaustive. Les tâches et responsabilités peuvent évoluer en fonction des besoins commerciaux, de la loi applicable et de la politique de l'entreprise. Les engagements contractuels et financiers nécessitent une autorisation de l'entité juridique appropriée.

Employeur offrant l'égalité des chances/Vétérans protégés/Personnes en situation de handicap

Cet employeur est tenu de notifier tous les candidats de leurs droits en vertu des lois fédérales sur l'emploi. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'avis Connaître vos droits du ministère du Travail.