Coordinador de Ventas y Banquetes

Resumen del puesto

Bajo la supervisión general, dirigir y potenciar los esfuerzos de ventas y marketing del Hotel en todos los segmentos de mercado para aumentar los ingresos, al tiempo que se genera una alta calidad de servicio en la comunidad mediante la participación en organizaciones locales.

Requisitos

• Mínimo dos (2) años de experiencia en atención al cliente.
• Habilidades efectivas de comunicación verbal y escrita en inglés.
• Disponibilidad para trabajar los fines de semana y festivos según las necesidades del negocio.
• Se prefiere dominio del PMS HotelKey, procesamiento de pagos y gestión de cuentas de huéspedes.

Responsabilidades generales

• Comprender completamente y cumplir con todas las políticas y procedimientos de Ventas y Marketing de la Empresa.
• Vender noches de habitación adicionales en todos los segmentos de mercado (Grupos/LNR/SMERF/Clientes individuales).
• Ejecutar el plan de ventas y marketing del hotel según se indique.
• Alcanzar y superar los objetivos de ingresos del Hotel.
• Llevar a cabo y mejorar las relaciones públicas y comunitarias.
• Actuar como Gerente de Guardia (MOD) cuando el Gerente General así lo programe.

Responsabilidades específicas

• Demostrar un alto nivel de integridad, asumir la responsabilidad de las acciones personales y del equipo, comunicarse de manera efectiva, promover la colaboración, fomentar un entorno de trabajo positivo y profesional, y cumplir con los Procedimientos Operativos de la Empresa.
• Realizar recorridos diarios por la propiedad y controles de calidad para impulsar un servicio excepcional y la satisfacción de los huéspedes.
• Realizar llamadas de ventas a cuentas clave, clientes potenciales, negocios de grupos y aprovechar todas las oportunidades de ingresos.
• Garantizar una buena reputación en la comunidad mediante el desarrollo y mantenimiento de relaciones con la Cámara de Comercio, la Oficina de Convenciones y Visitantes, otros hoteles, escuelas locales, el gobierno local y otras organizaciones comunitarias y cívicas.
• Trabajar estrechamente con el personal de Servicios al Huésped y de Ama de Llaves para cumplir o superar los estándares de la Empresa y de la marca en cuanto a satisfacción del huésped.
• Trabajar con los Agentes de Servicios al Huésped para asegurar que se obtengan los nombres de la Empresa de cada huésped al momento del registro de entrada.
• Garantizar experiencias de calidad para clientes y clientes potenciales.
• Desarrollar relaciones sólidas con otros departamentos para trabajar en unidad y esforzarse por alcanzar las metas.
• Configurar alertas en el PMS para los huéspedes VIP que llegan y ayudar a crear el obsequio o tarjeta de bienvenida.
• Realizar visitas guiadas a las instalaciones para clientes y socios potenciales.
• Mantener una relación de calidad con todos los clientes y clientes potenciales.
• Mantener registros y archivos precisos de todos los clientes y clientes potenciales dentro del software CRM aprobado por la Empresa.
• Generar prospectos mediante informes del PMS, llamadas en frío, visitas a oficinas y análisis del conjunto de competencia.
• Asegurar que todos los prospectos de ventas reciban seguimiento dentro de las 24 horas.
• Registrar y mantener todos los prospectos, cuentas y grupos en el software CRM aprobado por la Empresa.
• Enviar todos los contratos oportunamente a los clientes potenciales y mantener un seguimiento constante hasta recibir la copia firmada.
• Ingresar todos los bloques de grupos en el PMS del hotel una vez recibidos los contratos firmados.
• Trabajar con Servicios de Marca para cargar las tarifas de los LNR según lo indique el RDOSM.
• Mantener una presentación precisa de las comodidades y servicios de la propiedad en todos los canales en línea, incluido brand.com.
• Identificar y analizar la competencia, tanto a nivel local como regional.
• Mantener una alta visibilidad en la comunidad circundante.
• Asistir a las reuniones mensuales de la Cámara de Comercio y a otras actividades comunitarias pertinentes.
• Revisar los detalles de los eventos en las salas de reuniones de la semana siguiente y realizar los pedidos de catering cuando sea necesario.
• Asegurar que el Calendario de Funciones y los BEO actualizados se publiquen para las dos semanas siguientes.
• Coordinar y ayudar con la preparación y limpieza o los componentes de alimentos y bebidas de las reuniones cuando sea necesario.
• Enviar correos electrónicos posteriores a la estancia a los contactos de Grupos/Reuniones junto con las facturas finales y un mensaje de agradecimiento.
• Recopilar datos e imprimir informes para los proyectos de ventas necesarios.
• Aprovechar las oportunidades de venta cruzada entre todas las propiedades de la Empresa.
• Mantener contenido y medios profesionales en todas las redes sociales.
• Responder a los comentarios, etiquetas y otras publicaciones de seguidores, huéspedes y organizaciones locales en las redes sociales.
• Promocionar ofertas especiales, paquetes, eventos y comodidades del hotel a través de las redes sociales.
• Asegurar que los canales web y de distribución electrónica de terceros se revisen, investiguen y actualicen continuamente para lograr la máxima exposición del hotel y la máxima generación de noches de habitación.
• Asistir a todas las reuniones del departamento y del hotel, según sea necesario.
• Dedicar un mínimo de una (1) hora por semana a investigar en los portales de la marca en busca de actualizaciones, herramientas y recursos que puedan mejorar nuestro hotel.
• Miembro activo del Comité de Cultura de la Empresa.
• Realizar cualquier otra tarea que se le asigne.

Atributos óptimos:

• Dispuesto(a) a asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas por el equipo.
• Gran atención al detalle y capacidad para realizar múltiples tareas.
• Encarna el profesionalismo.
• Decidido(a) y motivado(a) para cumplir y superar las expectativas.
• Confiable, responsable y fiable.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita muy desarrolladas.
• Jugador(a) de equipo motivador(a).
• Oyente activo(a) y atento(a).
• Abierto(a) a elogiar; discreto(a) al criticar.
• Empático(a) y tolerante.
• Consistente e influyente.
• Racional, prudente y práctico(a).

Estándares de desempeño:

• Por determinar
• Tiempo completo o medio tiempo