Gestionnaire des services de convention

Résumé du poste

Le rôle principal d'un(e) Gestionnaire des services de conférence est de coordonner efficacement et de gérer les événements de groupe en partenariat avec l'équipe des ventes pour assurer une transition en douceur de la phase de vente à l'événement interne.

Ce que vous y gagnez…

• Inscription à l'assurance disponible dès le JOUR 1 !
• Congés payés disponibles dès le JOUR 1 !
• Rémunération des jours fériés disponible dès le JOUR 1 !
• Inscription au 401(k) après 30 jours !
• Réductions hôtelières et de voyage dans les destinations du monde entier !
• Opportunités de développement professionnel et d'avancement !

Fonctions et responsabilités essentielles :

• Fournir un excellent service à la clientèle de manière efficace.
• Responsable de travailler avec le client et les départements internes pour la gestion et la coordination de tous les détails des affaires liées aux groupes provenant des départements des ventes.
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires des ventes de groupe sur toutes les affaires de groupe définies pour assurer une transition en douceur pour détailler les besoins du client.
• Gérer tous les détails des groupes définis, y compris la planification des menus, la vente supplémentaire de nourriture et de boissons, l'émission des commandes d'événements de banquet et l'obtention des garanties, des modifications, la distribution des résumés de groupe, des VIP, la présentation du client et les listes d'hébergement du client.
• Détails du bloc incluant le portage, les distributions de sacs cadeaux et tous les autres besoins spéciaux.
• Gérer les procédures de facturation et tous les autres éléments à partir du moment où le gestionnaire des ventes confie l'affaire à la phase définitive.
• S'assurer que toutes les informations sont exactes dans Delphi pour aider aux prévisions de chambres, de nourriture et de boissons, et de location.
• Participer aux réunions hebdomadaires des BEO, aux réunions de ventes hebdomadaires et aux réunions de résumé hebdomadaires.
• Saisir les commentaires dans les notes de compte Delphi pour mieux servir le client pour les affaires répétées.
• Traiter toute question de facturation et travailler avec la comptabilité pour résoudre tout problème. Examiner la facturation avec le client sur site quotidiennement pour assurer l'exactitude et limiter le potentiel de remises.
• Participer aux réunions avec les clients et divertir les clients avec le gestionnaire des ventes selon les besoins.
• Aider aux tâches administratives selon les besoins (télécopie, classement, photocopie, numérisation).
• Maintenir un classement précis, la tenue de dossiers et la saisie de données.
• Maintient un haut niveau de confidentialité avec toutes les informations de l'employeur/fournisseur.
• Maintenir une apparence professionnelle et respecter les normes d'uniforme.
• Développer et maintenir une communication positive et le travail d'équipe avec tous les collègues et superviseurs.
• Respecter toutes les politiques et procédures établies par Ambassador Chicago.
• Autres fonctions assignées par le directeur des ventes.

Qualifications :

Pour exercer cet emploi avec succès, une personne doit être capable d'exercer chaque fonction essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et/ou capacités requises. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles.

Éducation et/ou expérience :

Diplôme de baccalauréat ou d'associé dans un domaine connexe de préférence ; 1 à 3 ans d'expérience antérieure en hôtellerie/tourisme dans un rôle de réception ou de ventes et restauration (par exemple, agent de réception, coordonnateur de restauration/ventes, gestionnaire des services de conférence, etc.)

Compétences linguistiques :

Capacité à lire et interpréter les documents de travail. Capacité à présenter efficacement les informations et à répondre complètement aux questions dans des situations en tête-à-tête et en petits groupes auprès des clients, des clients et d'autres employés de l'organisation en anglais.

Capacité de raisonnement et compétences informatiques :

Capacité à définir les problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valides. Capacité à interpréter une grande variété d'instructions techniques sous forme mathématique ou de diagramme et à traiter plusieurs variables abstraites et concrètes. Capacité à utiliser efficacement les programmes Microsoft Office.

Exigences physiques :

Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour exercer avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles.

Lors de l'exercice des fonctions de cet emploi, l'employé est tenu de s'asseoir, de se tenir debout ou de marcher pendant une période prolongée. L'employé sera tenu de consulter et de travailler sur un écran d'ordinateur pendant toute la durée du quart de travail (8 heures ou plus). Déplacer, soulever, porter, pousser, tirer et placer des objets pesant 15 livres ou moins sans assistance.

Environnement de travail :

Les caractéristiques de l'environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles qu'un employé rencontre lors de l'exercice des fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles.

Employeur garantissant l'égalité des chances

Les décisions et critères régissant la relation d'emploi avec tous les employés d'Ambassador Chicago sont pris de manière non discriminatoire, sans égard à la race, la couleur, la croyance, la religion, l'origine nationale, le sexe, l'état matrimonial, la grossesse, le handicap, l'orientation sexuelle, l'expression du genre, le statut de vétéran, l'âge, le statut FMLA ou tout autre facteur jugé illégal par les lois fédérales, étatiques ou locales.