Director de Eventos y Gestión de Programas

Objetivo: El Director de Eventos y Gestión de Programas lidera la estrategia, la planificación y la ejecución de todas las conferencias comerciales, eventos del sector y la participación en eventos corporativos en Norteamérica. Este puesto colabora estrechamente con los departamentos de Marketing y Comunicaciones, Desarrollo de Negocios y líderes operativos para potenciar la visibilidad y las alianzas de Avolta en el sector de la restauración y el comercio minorista relacionados con los viajes.

Funciones esenciales:

• Desarrolla y ejecuta la estrategia de conferencias en Norteamérica, incluyendo ferias comerciales, patrocinios y eventos de la industria; gestiona todas las fases desde el concepto hasta el análisis posterior al evento.
• Colabora con el departamento de Desarrollo de Negocios para alinear la participación en la conferencia con los objetivos comerciales, las metas de crecimiento y los objetivos de asociación.
• Establece y mantiene los estándares y mensajes de la marca en todos los puntos de contacto del evento, incluyendo el diseño del stand, las presentaciones, el material promocional y la presencia digital, para posicionar a Avolta como líder en el sector de alimentos y bebidas para viajes y el comercio minorista.
• Identifica oportunidades de ponencias de alto valor, oportunidades de patrocinio, activaciones y plataformas de liderazgo intelectual; asegura la participación y prepara a los líderes para lograr el máximo impacto.
• Es responsable de la planificación, previsión y gestión del presupuesto de la conferencia; realiza un seguimiento de los gastos con respecto al presupuesto, concilia los costes posteriores al evento e identifica oportunidades de ahorro manteniendo los estándares de calidad.
• Gestiona las relaciones con proveedores, agencias y socios externos, incluidos fabricantes de stands, socios de producción, proveedores de logística y organizadores de conferencias; negocia contratos y supervisa la entrega.
• Dirige la logística integral del evento, incluyendo el diseño del stand, la producción de materiales, el envío, la asignación de personal, las agendas de las reuniones y la ejecución en el lugar.
• Desarrolla un marco de análisis posterior al evento para medir el rendimiento, el retorno de la inversión, la generación de clientes potenciales, los resultados de las asociaciones y el impacto de la marca; proporciona recomendaciones para la mejora continua.
• Prepara materiales informativos para ejecutivos, puntos clave de conversación, agendas de reuniones y comunicaciones internas para apoyar la participación del liderazgo y la coordinación interfuncional.
• Mantiene un calendario centralizado de eventos y conferencias con seguimiento detallado de compromisos, plazos, costes y contactos clave; proporciona visibilidad y alineación interfuncional en todas las unidades de negocio y áreas funcionales.
• Coordina las iniciativas emblemáticas de la empresa, incluidos los eventos de reconocimiento del Salón de la Fama, las celebraciones navideñas en Norteamérica y los eventos de integración de equipos, así como las actividades anuales del Día de Avolta.

Relación jerárquica: El Director de Eventos y Gestión de Programas reporta al Vicepresidente de Marketing y Comunicaciones.

Requisitos mínimos, conocimientos, habilidades y entorno laboral :

• Educación y experiencia: La combinación de educación y experiencia profesional debe superar los 8 años:
  • En un rol técnico: Se requieren 8 años de experiencia en eventos, conferencias o marketing experiencial, preferiblemente en una organización matricial o con múltiples ubicaciones.
    • Una licenciatura en un programa relacionado con el área funcional puede contar para 3 de los ocho años requeridos.
    • Un MBA o un título de maestría en un programa relacionado con el área funcional puede contar para 2 años adicionales del requisito de ocho años.
  • En el sector: 3-5 años de experiencia en hostelería, restauración y/o comercio minorista.
• Habilidades/Competencias/Rasgos especializados:
  • Experiencia demostrada en la dirección de conferencias, ferias comerciales o activaciones experienciales a gran escala, desde la concepción hasta la ejecución.
  • Habilidades excepcionales de gestión de proyectos y organización; capacidad para gestionar múltiples eventos complejos simultáneamente.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo la capacidad de preparar contenido para ejecutivos.
  • Amplia experiencia en gestión financiera y de proveedores, incluyendo presupuestos y negociación.
  • Dominio de Microsoft Office; se valorará el conocimiento de software de gestión de proyectos.
  • Posee visión para los negocios y la mentalidad necesaria para comprender las implicaciones a largo plazo de la planificación de eventos y conferencias, y para impulsar los objetivos de la organización.
  • Historial demostrado de comprensión de las necesidades de la empresa, las partes interesadas, la plantilla y las circunstancias individuales.
  • Historial demostrado de creación y mantenimiento de entornos de trabajo positivos.
• Ubicación/Viajes:
  • Este puesto tiene su sede en el Centro de Soporte de Norteamérica en Bethesda, Maryland.
  • Este puesto requiere viajar hasta un 40% del tiempo, incluyendo jornadas prolongadas en torno a conferencias importantes.