Coordinador/a de Ventas y Gestor/a de Eventos

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Coordinador de Ventas y Gerente de EventosEl impacto que generarás…

El Coordinador de Ventas y Gerente de Eventos desempeña un importante doble rol apoyando los esfuerzos de ventas del hotel mientras asume la responsabilidad de la ejecución exitosa en el sitio de reuniones, banquetes, bodas y eventos especiales.

Esta posición asiste al departamento de Ventas en el logro de objetivos de ingresos y satisfacción del cliente coordinando eficientemente actividades de ventas, manteniendo detalles precisos de eventos y asegurando una transición sin problemas del proceso de ventas y planificación a la ejecución en el sitio.

Como Gerente de Eventos, esta persona servirá como punto de contacto operativo principal en el sitio para eventos asignados, trabajando estrechamente con clientes, Ventas, Banquetes, Alimentos y Bebidas, Recepción, Housekeeping, Ingeniería y proveedores externos para asegurar que cada detalle descrito en la Orden de Evento de Banquete (BEO) se ejecute correctamente.

Los candidatos exitosos serán energéticos, positivos, altamente organizados, prácticos y orientados a soluciones. Este rol requiere a alguien que asuma la responsabilidad, anticipe necesidades, se comunique efectivamente y se sienta cómodo tomando decisiones y resolviendo problemas en tiempo real.

Disfrutarás este trabajo porque…

• Deseas aprender y crecer en Ventas, Eventos, Banquetes y Hospitalidad.
• Disfrutas ver un evento desde la planificación hasta su ejecución exitosa.
• Eres detallista y tienes un fuerte enfoque en la precisión.
• Disfrutas interactuar con clientes y crear experiencias memorables para los huéspedes.
• Prosperas en un entorno acelerado donde cada día puede ser diferente.
• Te sientes cómodo asumiendo responsabilidad y tomando decisiones.
• Disfrutas ser práctico y trabajar junto a múltiples departamentos del hotel.
• Identificas proactivamente problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas.
• Eres automotivado e impulsado por resultados.
• Tienes la oportunidad de ganar compensación adicional a través de un programa de incentivos de bonificación sin límite vinculado al desempeño.

Lo que harás…

Coordinación de Ventas y Apoyo Administrativo

• Asistir al equipo de Ventas en la preparación de propuestas, contratos, BEOs y asignación de leads electrónicos según se indique.
• Ingresar reservas de grupos y espacios de eventos en el sistema de Ventas y Catering de la propiedad.
• Crear SRPs maestros para códigos de tarifa, grupos y tareas diversas.
• Crear, actualizar y mantener archivos de Ventas y Catering.
• Mantener cobertura telefónica y de oficina adecuada según lo defina el Director de Ventas.
• Producir reportes precisos y oportunos que cumplan con las necesidades del Director de Ventas, equipo de Ventas y gerencia senior.
• Conducir tours de propiedad sin cita previa y programados para bloques sociales, reuniones, grupos corporativos, bodas y otros clientes potenciales según sea necesario.
• Asistir al Director de Ventas en el desarrollo de folletos promocionales, materiales de marketing y otros materiales de ventas.
• Mantener activos digitales de Ventas y eventos.
• Producir materiales de Ventas y Catering incluyendo gafetes, tarjetas de tienda, menús, tarjetas de menú, señalización de eventos y otros materiales relacionados con eventos.
• Asistir en la gestión y mantenimiento del libro BEO y registro de cambios diarios.
• Inspeccionar habitaciones de huéspedes y espacios de reuniones/eventos en preparación para tours de sitio y reuniones con clientes.
• Preparar y distribuir la lista diaria de tours de sitio.
• Actualizar señalización de propiedad y mensajería electrónica.
• Mantener un enfoque profesional, positivo y creativo al trabajar con clientes internos y externos.

Gestión y Ejecución de Eventos

• Servir como Gerente de Eventos en el sitio y contacto operativo principal para reuniones, banquetes, bodas, eventos sociales y otras funciones del hotel asignadas.
• Estar físicamente presente para reuniones y eventos asignados para supervisar la ejecución desde la configuración hasta la finalización del evento.
• Asumir la responsabilidad del flujo general y ejecución de eventos asignados, asegurando que la experiencia del cliente cumpla o supere las expectativas.
• Revisar BEOs antes de cada evento para asegurar que todos los requisitos del cliente, cronogramas, configuraciones de salas, selecciones de alimentos y bebidas, necesidades de AV, señalización, instrucciones de facturación y solicitudes especiales estén documentados con precisión.
• Participar en reuniones de BEO y asegurar que los detalles del evento y cambios se comuniquen efectivamente a todos los departamentos aplicables.
• Coordinar con Ventas, Banquetes, Alimentos y Bebidas, Recepción, Housekeeping, Ingeniería y otros departamentos para asegurar la preparación operativa.
• Conducir inspecciones previas al evento de espacios de reuniones y banquetes para asegurar que las salas estén limpias, configuradas correctamente y completamente listas antes de la llegada de clientes e invitados.
• Verificar que mesas, sillas, manteles, equipos de AV, estaciones de alimentos y bebidas, señalización, decoración y otros materiales de eventos estén configurados según el BEO.
• Recibir y conectar con el contacto principal del evento a su llegada y permanecer accesible durante toda la función.
• Monitorear eventos durante el servicio para asegurar que el cronograma, configuración de sala, servicio de alimentos y bebidas, AV, limpieza, temperatura de la sala y experiencia general del huésped cumplan con las expectativas.
• Anticipar necesidades de clientes e invitados y abordar proactivamente preocupaciones antes de que impacten el evento.
• Responder rápida y profesionalmente a solicitudes de último minuto, cambios de eventos o desafíos operativos.
• Tomar decisiones apropiadas en tiempo real para proteger la experiencia del huésped y asegurar que los eventos continúen fluyendo sin problemas.
• Coordinar con equipos de Banquetes y Alimentos y Bebidas para asegurar que se sigan cronogramas de eventos y estándares de servicio.
• Proporcionar dirección y apoyo a miembros del equipo de banquetes durante eventos asignados para asegurar que se ejecuten expectativas y detalles de BEO.
• Asistir con configuración o desmontaje de salas de reuniones y banquetes cuando sea operacionalmente necesario.
• Asegurar que equipos y suministros apropiados estén disponibles para eventos próximos y comunicar necesidades de alquiler cuando el inventario del hotel sea insuficiente.
• Coordinar con proveedores externos aprobados para AV, micrófonos, escenarios, equipos y otras necesidades de eventos según sea necesario.
• Mantener comunicación con clientes durante sus eventos y asegurar que se entreguen detalles acordados.
• Asegurar que espacios de eventos se transicionen apropiadamente cuando múltiples funciones estén programadas dentro del mismo día.
• Asistir en mantener inventario preciso de equipos de banquetes y eventos.
• Ayudar a mantener almacenamiento de banquetes y áreas de eventos en condición organizada y profesional.
• Conducir seguimiento posterior al evento con líderes apropiados de Ventas y Operaciones respecto a retroalimentación de clientes, problemas operativos, daños, equipos faltantes u oportunidades de mejora.
• Servir como enlace clave entre Ventas y Operaciones para asegurar que la información del evento se entregue con precisión y se ejecute exitosamente.
• Apoyar el éxito general y rentabilidad de eventos monitoreando recursos, equipos, necesidades de personal y solicitudes de clientes.
• Realizar proyectos especiales y deberes adicionales según lo asignado por el Director de Ventas y liderazgo del hotel.

Expectativas de Programación

Esta es una posición de hospitalidad impulsada por eventos. Mientras que las responsabilidades del Coordinador de Ventas pueden ocurrir principalmente durante horas comerciales tradicionales, las responsabilidades del Gerente de Eventos requieren flexibilidad basada en el calendario de eventos del hotel.

La persona en esta posición debe estar disponible para trabajar noches, fines de semana y días festivos según lo requieran las necesidades comerciales y de eventos y se espera que ajuste su horario para estar físicamente presente para reuniones, bodas, banquetes y eventos asignados.

Compensación y Oportunidad de Incentivo

Además de la compensación base, esta posición es elegible para un programa de incentivos de bonificación sin límite, proporcionando la oportunidad de ganar compensación adicional basada en desempeño y resultados.

No hay un máximo establecido en el potencial de ganancia de bonificación, permitiendo que miembros del equipo de alto desempeño se beneficien directamente de su éxito.

Requisitos…

• Diploma de Escuela Secundaria o equivalente; educación en hospitalidad, gestión de eventos, negocios o relacionada preferida.
• Experiencia previa en hotel, banquete, catering, restaurante, evento, ventas o servicio al cliente preferida.
• Experiencia previa coordinando o ejecutando reuniones, bodas, banquetes o eventos especiales fuertemente preferida.
• Demostrar excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente.
• Capacidad de interactuar con confianza con clientes, proveedores, liderazgo del hotel y miembros del equipo.
• Debe ser capaz de comunicarse efectivamente con una variedad de tipos de personalidad y situaciones.
• Fuertes habilidades de resolución de problemas y capacidad de tomar decisiones sólidas durante eventos en vivo.
• Demostrar excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad comprobada de cumplir plazos.
• Capacidad de gestionar múltiples eventos, plazos y prioridades simultáneamente.
• Fuerte atención al detalle y capacidad de interpretar con precisión BEOs, contratos y especificaciones de eventos.
• Usar efectivamente Microsoft Office 365 a un nivel de habilidad intermedio.
• Experiencia con sistemas de Ventas y Catering de hotel, incluyendo Delphi, es preferida.
• Mantener un alto grado de organización y precisión.
• Debe estar cómodo trabajando independientemente así como colaborativamente con múltiples departamentos.
• Debe estar dispuesto a tomar un enfoque práctico cuando surjan necesidades operativas.
• Capacidad de sentarse en un escritorio/computadora por períodos extendidos así como estar de pie y caminar por períodos extendidos durante eventos.
• Capacidad de trabajar un horario flexible, incluyendo noches, fines de semana y días festivos basado en necesidades de eventos.

Acerca de First Hospitality…

Fundada en 1985 y con sede en Chicago, First Hospitality es una empresa de desarrollo, inversión y gestión de hoteles innovadora. La visión estratégica de First Hospitality es crear valor para todos a través de la excelencia y una apertura a hacer las cosas de manera diferente.

First Hospitality busca atraer y retener una fuerza laboral de alto desempeño y diversa en la cual las diferencias de los empleados sean respetadas y valoradas para satisfacer mejor las necesidades variadas de los clientes a los que servimos. FH fomenta un entorno de trabajo inclusivo que promueve colaboración, flexibilidad y equidad.

Empleador de Igualdad de Oportunidades.

Requisitos…

• Diploma de Escuela Secundaria o equivalente
• Demostrar excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente
• Debe ser capaz de comunicarse efectivamente con una variedad de tipos de personalidad y situaciones
• Demostrar excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad comprobada de cumplir plazos
• Usar efectivamente la suite de Microsoft Office 365 a un nivel de habilidad intermedio
• Mantener un alto grado de organización y precisión
• Capaz de sentarse en un escritorio/computadora durante horas a la vez