Coordinateur/Coordinatrice des ventes et Gestionnaire d'événements

Ce que vous y gagnez…

• Inscription à l'assurance disponible dès le JOUR 1 !
• Congés payés disponibles dès le JOUR 1 !
• Rémunération des jours fériés disponible dès le JOUR 1 !
• Inscription au 401(k) après 30 jours !
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• Opportunités de développement professionnel et d'avancement !

Coordinateur des ventes & Gestionnaire d'événementsL'impact que vous aurez…

Le Coordinateur des ventes & Gestionnaire d'événements joue un double rôle important en soutenant les efforts de vente de l'hôtel tout en prenant en charge l'exécution réussie sur place des réunions, banquets, mariages et événements spéciaux.

Ce poste aide le département des ventes à atteindre les objectifs de revenus et de satisfaction de la clientèle en coordonnant efficacement les activités de vente, en maintenant des détails d'événements précis et en assurant une transition transparente du processus de vente et de planification à l'exécution sur place.

En tant que Gestionnaire d'événements, cette personne servira de point de contact opérationnel principal sur place pour les événements assignés, travaillant en étroite collaboration avec les clients, les Ventes, les Banquets, la Restauration & Boissons, la Réception, l'Entretien des chambres, l'Ingénierie et les fournisseurs externes pour assurer que chaque détail énoncé dans le Banquet Event Order (BEO) est correctement exécuté.

Les candidats retenus seront énergiques, positifs, très organisés, pratiques et orientés vers les solutions. Ce rôle nécessite quelqu'un qui prend en charge les responsabilités, anticipe les besoins, communique efficacement et est à l'aise pour prendre des décisions et résoudre les problèmes en temps réel.

Vous aimerez ce travail parce que…

• Vous voulez apprendre et progresser dans les domaines des Ventes, des Événements, des Banquets et de l'Hôtellerie.
• Vous aimez suivre un événement de la planification à l'exécution réussie.
• Vous êtes attentif aux détails et avez un fort souci de la précision.
• Vous aimez interagir avec les clients et créer des expériences mémorables pour les invités.
• Vous prospérez dans un environnement rapide où chaque jour peut être différent.
• Vous êtes à l'aise pour prendre en charge les responsabilités et prendre des décisions.
• Vous aimez être pratique et travailler aux côtés de plusieurs départements de l'hôtel.
• Vous identifiez de manière proactive les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
• Vous êtes autonome et motivé par les résultats.
• Vous avez la possibilité de gagner une rémunération supplémentaire grâce à un programme de bonus sans plafond lié à la performance.

Ce que vous ferez…

Coordination des ventes & Soutien administratif

• Aider l'équipe des Ventes à préparer les propositions, contrats, BEO et assigner les pistes électroniques selon les directives.
• Entrer les réservations de groupes et l'espace événementiel dans le système Ventes & Restauration de la propriété.
• Créer des SRP maîtres pour les codes tarifaires, les groupes et les tâches diverses.
• Créer, mettre à jour et maintenir les fichiers Ventes & Restauration.
• Maintenir une couverture téléphonique et de bureau adéquate selon les définitions du Directeur des Ventes.
• Produire des rapports précis et opportuns répondant aux besoins du Directeur des Ventes, de l'équipe des Ventes et de la direction générale.
• Mener des visites de propriété sans rendez-vous et programmées pour les blocs sociaux, réunions, groupes d'entreprises, mariages et autres clients potentiels selon les besoins.
• Aider le Directeur des Ventes à développer des dépliants promotionnels, des matériels marketing et autres supports de vente.
• Maintenir les actifs numériques des Ventes et des événements.
• Produire des matériels Ventes & Restauration incluant les badges nominatifs, cartons de table, menus, cartes de menu, signalétique d'événement et autres supports liés aux événements.
• Aider à gérer et maintenir le livre BEO et le journal des modifications quotidiennes.
• Inspecter les chambres d'hôtes et les espaces de réunion/événement en préparation des visites de site et des réunions avec les clients.
• Préparer et distribuer la liste quotidienne des visites de site.
• Mettre à jour la signalétique de la propriété et la messagerie électronique.
• Maintenir une approche professionnelle, positive et créative lorsque vous travaillez avec les clients internes et externes.

Gestion & Exécution d'événements

• Servir en tant que Gestionnaire d'événements sur place et contact opérationnel principal pour les réunions, banquets, mariages, événements sociaux et autres fonctions hôtelières assignés.
• Être physiquement présent pour les réunions et événements assignés afin de superviser l'exécution de la mise en place à la fin de l'événement.
• Prendre en charge le flux global et l'exécution des événements assignés, en veillant à ce que l'expérience client réponde ou dépasse les attentes.
• Examiner les BEO avant chaque événement pour assurer que toutes les exigences du client, les délais, les configurations de salle, les sélections de restauration et boissons, les besoins en AV, la signalétique, les instructions de facturation et les demandes spéciales sont correctement documentés.
• Participer aux réunions BEO et assurer que les détails de l'événement et les modifications sont efficacement communiqués à tous les départements applicables.
• Coordonner avec les Ventes, les Banquets, la Restauration & Boissons, la Réception, l'Entretien des chambres, l'Ingénierie et les autres départements pour assurer la préparation opérationnelle.
• Mener des inspections pré-événement des espaces de réunion et de banquet pour assurer que les salles sont propres, correctement configurées et complètement prêtes avant l'arrivée des clients et des invités.
• Vérifier que les tables, chaises, linges, équipements AV, stations de restauration et boissons, signalétique, décoration et autres matériels d'événement sont configurés selon le BEO.
• Accueillir et établir un contact avec le contact principal de l'événement à l'arrivée et rester accessible tout au long de la fonction.
• Surveiller les événements tout au long du service pour assurer que le timing, la configuration de la salle, le service de restauration et boissons, l'AV, la propreté, la température de la salle et l'expérience globale des invités répondent aux attentes.
• Anticiper les besoins des clients et des invités et aborder de manière proactive les préoccupations avant qu'elles n'impactent l'événement.
• Répondre rapidement et professionnellement aux demandes de dernière minute, aux modifications d'événement ou aux défis opérationnels.
• Prendre les décisions appropriées en temps réel pour protéger l'expérience des invités et assurer que les événements continuent à se dérouler sans problème.
• Coordonner avec les équipes de Banquet et de Restauration & Boissons pour assurer que les délais d'événement et les normes de service sont respectés.
• Fournir des directives et un soutien aux membres de l'équipe de banquet lors des événements assignés pour assurer que les attentes et les détails du BEO sont exécutés.
• Aider à la mise en place ou au démontage de salles de réunion et de banquet lorsque cela est opérationnellement nécessaire.
• Assurer que les équipements et fournitures appropriés sont disponibles pour les événements à venir et communiquer les besoins de location lorsque l'inventaire de l'hôtel est insuffisant.
• Coordonner avec les fournisseurs externes approuvés pour l'AV, les microphones, la mise en scène, l'équipement et autres besoins d'événement selon les nécessités.
• Maintenir la communication avec les clients tout au long de leurs événements et assurer que les détails convenus sont livrés.
• Assurer que les espaces événementiel sont correctement transformés lorsque plusieurs fonctions sont programmées le même jour.
• Aider à maintenir un inventaire précis des équipements de banquet et d'événement.
• Aider à maintenir les zones de stockage de banquet et d'événement dans un état organisé et professionnel.
• Mener un suivi post-événement avec les leaders appropriés des Ventes et des Opérations concernant les commentaires des clients, les problèmes opérationnels, les dommages, l'équipement manquant ou les opportunités d'amélioration.
• Servir de liaison clé entre les Ventes et les Opérations pour assurer que les informations d'événement sont correctement transmises et exécutées avec succès.
• Soutenir le succès global et la rentabilité des événements en surveillant les ressources, l'équipement, les besoins en personnel et les demandes des clients.
• Effectuer des projets spéciaux et des tâches supplémentaires assignés par le Directeur des Ventes et la direction de l'hôtel.

Attentes en matière de planification

Ceci est un poste d'hôtellerie axé sur les événements. Bien que les responsabilités du Coordinateur des Ventes puissent principalement se dérouler pendant les heures commerciales traditionnelles, les responsabilités du Gestionnaire d'événements nécessitent de la flexibilité en fonction du calendrier des événements de l'hôtel.

La personne à ce poste doit être disponible pour travailler les soirs, les fins de semaine et les jours fériés selon les besoins commerciaux et événementiels et devra ajuster son horaire pour être physiquement présente pour les réunions, mariages, banquets et événements assignés.

Rémunération & Opportunité d'incitation

En plus de la rémunération de base, ce poste est admissible à un programme de bonus sans plafond, offrant la possibilité de gagner une rémunération supplémentaire basée sur la performance et les résultats.

Il n'y a pas de maximum fixé sur le potentiel de gain de bonus, permettant aux membres de l'équipe très performants de bénéficier directement de leur succès.

Exigences…

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; formation en hôtellerie, gestion d'événements, commerce ou domaines connexes préférée.
• Expérience antérieure en hôtel, banquet, restauration, restaurant, événement, ventes ou service à la clientèle préférée.
• Expérience antérieure en coordination ou exécution de réunions, mariages, banquets ou événements spéciaux fortement préférée.
• Démontrer d'excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle.
• Capacité à interagir avec confiance avec les clients, les fournisseurs, la direction de l'hôtel et les membres de l'équipe.
• Doit être capable de communiquer efficacement avec une variété de types de personnalité et de situations.
• Fortes compétences en résolution de problèmes et capacité à prendre des décisions judicieuses lors d'événements en direct.
• Démontrer d'excellentes compétences en gestion du temps avec une capacité prouvée à respecter les délais.
• Capacité à gérer plusieurs événements, délais et priorités simultanément.
• Forte attention aux détails et capacité à interpréter correctement les BEO, contrats et spécifications d'événement.
• Utiliser efficacement Microsoft Office 365 à un niveau de compétence intermédiaire.
• Expérience avec les systèmes Ventes & Restauration hôteliers, y compris Delphi, préférée.
• Maintenir un haut degré d'organisation et de précision.
• Doit être à l'aise pour travailler de manière indépendante ainsi que de manière collaborative avec plusieurs départements.
• Doit être disposé à adopter une approche pratique lorsque les besoins opérationnels se présentent.
• Capacité à rester assis à un bureau/ordinateur pendant des périodes prolongées ainsi qu'à rester debout et à marcher pendant des périodes prolongées lors d'événements.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible, y compris les soirs, les fins de semaine et les jours fériés selon les besoins des événements.

À propos de First Hospitality…

Fondée en 1985 et basée à Chicago, First Hospitality est une entreprise de développement, d'investissement et de gestion hôtelière avant-gardiste. La vision stratégique de First Hospitality est de créer de la valeur pour tous par l'excellence et une ouverture à faire les choses différemment.

First Hospitality cherche à attirer et à retenir une main-d'œuvre très performante et diversifiée dans laquelle les différences des employés sont respectées et valorisées pour mieux répondre aux besoins variés des clients que nous servons. FH favorise un environnement de travail inclusif qui promeut la collaboration, la flexibilité et l'équité.

Employeur garantissant l'égalité des chances.

Exigences…

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Démontrer d'excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle
• Doit être capable de communiquer efficacement avec une variété de types de personnalité et de situations
• Démontrer d'excellentes compétences en gestion du temps avec une capacité prouvée à respecter les délais
• Utiliser efficacement la suite Microsoft Office 365 à un niveau de compétence intermédiaire
• Maintenir un haut degré d'organisation et de précision
• Capable de rester assis à un bureau/ordinateur pendant des heures à la fois