Responsable Commercial Régional / Coordinateur des Ventes

Résumé :

Soutenir les directeurs des ventes / RDOSM dans la réalisation de la satisfaction des clients en effectuant des tâches administratives relatives aux ventes, aux clients et aux communications de l'hôtel.

Fonctions essentielles :

• Répondre aux appels téléphoniques du bureau des ventes lorsque le personnel des ventes n'est pas disponible.
• Acheminer les opportunités entrantes vers le directeur des ventes Groupes / Transient approprié
• Gérer tous les prospects entrants au bureau des ventes par divers canaux, notamment CVENT, Salesforce, courrier électronique et messagerie vocale.
• Gérer et maintenir les boîtes de réception de courrier électronique générales et spécifiques à la propriété.
• Assurer le suivi des besoins et des demandes de tous les clients de manière efficace et expéditive, soit le même jour, soit avant 11 h le jour ouvrable suivant.
• Préparer les documents relatifs aux ventes (p. ex., propositions, contrats, brochures et matériel promotionnel) tout au long du processus de vente.
• Coordonner toutes les affaires de groupe et de transient commercial (si nécessaire) conclues par le directeur des ventes et/ou le DOSM. Contacter et assurer le suivi approprié de toutes les affaires signées/contractées dans un délai de (5) jours ouvrables. Déterminer et coordonner tous les besoins des clients.
• Assister à la réalisation de réservations (individuelles et/ou VIP), vérifier les arrivées quotidiennes et attribuer des points (si nécessaire) tout en veillant à ce que les lignes de communication restent ouvertes entre tous les départements respectifs.
• Participer aux réunions d'équipe quotidiennes, aux résumés hebdomadaires et aux réunions de ventes/autres réunions jugées nécessaires.
• Développer un système de communication et d'information efficace avec l'équipe de l'hôtel pour diffuser les détails des groupes, réunions et événements spéciaux à venir.
• Saisir, récupérer, rapprocher et vérifier les informations (p. ex., commissions, prospects, tiers) dans les logiciels impliqués dans le processus de vente.
• Service et gestion des comptes : Maintenir une gestion des dossiers bien documentée, précise, organisée et à jour pour soutenir les interactions interpersonnelles avec les clients.
• Devenir le contact du planificateur d'hôtel et gérer les prospects du prospect au contrat.
• Assister à la réalisation de tous les rapports de ventes requis.
• Effectuer des inspections des lieux au besoin.
• Maintenir les fournitures de bureau et l'espace au besoin.

Fonctions non essentielles :

• Assister à des projets spéciaux au besoin.