Responsable de la comptabilité

Description de poste

• Le/la gestionnaire comptable est responsable de superviser le traitement fluide et efficace des informations et des systèmes liés à la comptabilité et aux ressources humaines au niveau de l'établissement. Assurer un rôle de leadership dans toutes les questions liées à la comptabilité et au personnel au niveau de l'établissement.

Fonctions essentielles du poste :

Caissier(ère) général(e) de l'hôtel

• Vérifier les dépôts de chaque caissier(ère) et documenter les écarts quotidiennement
• Documenter les montants dus et les émettre en temps opportun
• Fournir de la monnaie à tous les caissiers(ères) pendant les heures spécifiées
• Effectuer des dépôts à la banque avec escorte de sécurité
• Maintenir un inventaire adéquat des fournitures de caisse, y compris les enveloppes de dépôt
• Maintenir la caisse de l'établissement et la reconstituer au besoin
• Émission de la caisse de base et audit mensuel
• Communiquer les informations de dépôt au siège social quotidiennement

Comptes clients

• Configurer les comptes de l'établissement et les comptes clients selon les besoins ou les directives de la direction
• S'assurer que tous les comptes de groupe et de facturation directe sont exacts et envoyés par courrier dans les trois jours ouvrables
• Effectuer des appels de recouvrement sur les comptes en souffrance pour s'assurer que tous les montants sont recouvrés dans les 60 jours
• Remplir les références de crédit pour les comptes de facturation directe demandant du crédit
• Coordonner avec les ventes et le marketing/F&B/Banquets pour assurer l'exactitude des comptes

Comptes fournisseurs

• Maintenir un haut niveau d'organisation du classement
• S'assurer que chaque facture reçue a été correctement acheminée vers le gestionnaire approbateur
• Enquêter sur les litiges/questions des fournisseurs et les relevés concernant les factures impayées
• S'assurer que les mesures de contrôle appropriées sont respectées conformément aux normes de l'entreprise
• Participer aux processus d'inventaire pour assurer l'exactitude et les contrôles

Comptabilité générale

• Responsable de toute la comptabilité de fin de mois, y compris, sans s'y limiter, les éléments suivants :
  • Résumé des comptes clients, rapport d'exonération fiscale, revenus PTD/YTD, exactitude de l'inventaire, comptages de feuilles de caisse, rapport de variance P/L, refacturations, régularisations, etc.

Généraliste en ressources humaines

• Gérer et diriger les fonctions relatives à l'emploi, aux avantages sociaux et à l'administration des salaires.
• Surveiller le programme d'évaluation du rendement des membres de l'équipe pour assurer que les examens sont opportuns ; Lire et analyser les évaluations et les objectifs pour s'assurer que les commentaires d'évaluation sont appropriés et que les objectifs sont mesurables.
• Examiner et évaluer tous les changements de personnel et la documentation pour le mérite et l'exactitude. Approuver les formulaires de ressources humaines requis tels que les formulaires d'autorisation du personnel et de communication des membres de l'équipe.
• Recruter, embaucher et traiter les membres de l'équipe nécessaires pour maintenir les niveaux de personnel de l'hôtel.
• Superviser et examiner la préparation des rapports périodiques relatifs à la fonction de ressources humaines. (par exemple, EEO, roulement de main-d'œuvre, analyse de la paie, budget opérationnel, mesures RH, etc.)
• Assister à l'administration de tous les programmes d'avantages sociaux des membres de l'équipe, en assurant le traitement opportun de toutes les réclamations connexes et la sensibilisation des membres de l'équipe aux avantages disponibles.
• Assister au développement de tout le personnel de l'hôtel en développant ou en utilisant des programmes prédéterminés et/ou en instruisant le personnel dans les compétences et techniques requises pour accomplir son travail conformément à la norme déterminée par l'hôtel.
• Conduire l'orientation des nouvelles embauches
• Examiner et soumettre toutes les informations de paie pour traitement et répondre à toutes les demandes liées à la paie.

Formation officielle :

• Baccalauréat en administration hôtelière, gestion ou comptabilité de préférence

Exigences minimales :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Doit être capable de communiquer en anglais avec les clients, les visiteurs, les fournisseurs et le personnel de l'hôtel
• Doit être capable de fournir une communication lisible
• Doit être capable d'effectuer des calculs mathématiques
• Deux ans d'expérience à la réception/audit de nuit et un an d'expérience en comptabilité hôtelière
• Compétent dans Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Posséder une connaissance pratique des équipements de bureau de base tels que les télécopieurs, les photocopieurs, les numériseurs et les imprimantes, ainsi que des systèmes de gestion de propriété automatisés.
• Capacité à appliquer les normes, politiques et procédures de l'hôtel auprès du personnel de l'hôtel.
• Capacité à maintenir la confidentialité des données pertinentes de l'hôtel.
• Posséder une éthique de travail indépendante pour accomplir les fonctions du poste avec une supervision minimale.
• Capacité à travailler de manière cohésive avec d'autres départements et collègues en tant que membre d'une équipe.
• Maintenir un haut niveau d'organisation du bureau par une routine de classement quotidien de tous les fichiers liés au travail.
• Attention aux détails et exactitude.

Exigences physiques :

Lors de l'exécution des tâches de ce poste, l'employé(e) est régulièrement tenu(e) de s'asseoir ; se tenir debout ; se pencher ; marcher ; utiliser les mains ou les doigts ; ou sentir des objets, des outils ou des commandes ; soulever des boîtes (jusqu'à 15 livres) ; parler et entendre. Les capacités visuelles requises par ce poste incluent une vision rapprochée d'un écran d'ordinateur.