Coordinateur/Coordinatrice des Ventes et du Service à la Clientèle

Responsabilités en Ventes et Coordination

• Aider l'équipe des ventes à préparer les propositions, contrats, BEO et autres documents liés aux ventes.
• Entrer et maintenir les réservations de groupe et l'espace événementiel dans le système Ventes et Restauration de la propriété.

• Créer et maintenir les SRP maîtres, les codes tarifaires, les informations de groupe et autres tâches liées aux ventes.

• Créer, mettre à jour et maintenir des fichiers de ventes et de restauration précis.

• Maintenir une couverture téléphonique appropriée et répondre aux demandes de ventes selon les directives du Directeur des Ventes et du Marketing.

• Produire des rapports précis et opportuns pour le Directeur des Ventes et du Marketing, l'équipe des ventes et la direction générale.

• Aider aux visites spontanées et programmées pour les opportunités d'affaires sociales, corporatives et de groupe si nécessaire.

• Aider à la création de dépliants promotionnels, de matériels marketing et d'actifs numériques.

• Préparer les matériels de ventes et de restauration, y compris les badges, les cartons de table, les menus, les cartes de menu et autres supports.

• Aider à maintenir le livre BEO et le journal des modifications quotidiennes.

• Inspecter les chambres d'hôtes et les espaces de réunion pour s'assurer qu'ils sont préparés pour les visites de site et les réunions avec les clients.

• Préparer et distribuer les informations quotidiennes sur les visites de site.

• Aider les équipes des Ventes et de la Restauration avec la configuration des salles de réunion et les besoins des clients si nécessaire.

• Maintenir une attitude professionnelle, créative et positive lors des interactions avec les clients internes et externes.

• Aider aux projets spéciaux et autres tâches assignées par le Directeur des Ventes et du Marketing.

Responsabilités de la Réception et des Services aux Clients

• Accueillir les clients à l'arrivée et compléter l'expérience d'arrivée et d'enregistrement de l'hôtel tout en veillant à ce que les demandes spéciales soient traitées.

• Engager une conversation avec les clients pour établir une relation, comprendre leurs attentes et identifier les opportunités d'améliorer leur séjour.

• Fournir un service professionnel et opportun aux clients par téléphone, courrier électronique et en personne.

• Promouvoir les programmes de fidélité hôtelière, les forfaits spéciaux, les surclassements et autres services le cas échéant.

• Communiquer efficacement avec le service de nettoyage, la maintenance, les ventes, la direction et les autres départements de l'hôtel pour assurer que les besoins des clients sont satisfaits.

• Écouter les préoccupations des clients, faire preuve d'empathie et travailler vers des résolutions opportunes et appropriées.

• Solliciter les commentaires des clients et prendre des mesures pour améliorer l'expérience des clients.

• Maintenir le professionnalisme conformément à la marque hôtelière et aux normes de l'entreprise.

• Comprendre et communiquer les procédures d'urgence de l'hôtel et aider les clients en cas de situation d'urgence.

• Utiliser les journaux de communication de l'hôtel et la communication verbale ou électronique pour partager les informations importantes avec les collègues et les superviseurs.

• Maintenir la sécurité et l'équilibre de la caisse de l'hôtel, le cas échéant, et enregistrer avec précision toutes les transactions.

• Aider aux réservations, aux demandes des clients, aux assignations de chambres et à d'autres fonctions de Réception si nécessaire.

• Identifier les opportunités de promouvoir les services hôteliers, les surclassements et les revenus supplémentaires tout en fournissant un excellent service à la clientèle.

• Maintenir un environnement de Réception propre, organisé et professionnel.

• Soutenir les autres départements de l'hôtel et les responsabilités si nécessaire en fonction des niveaux d'activité et de la dotation en personnel.

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.

• Expérience antérieure en service à la clientèle requise ; expérience en hôtellerie, hôtel, ventes ou domaine connexe préférée.

• L'expérience antérieure en ventes, restauration ou administration est un plus.

• Intérêt pour le développement d'une carrière dans les ventes hôtelières et l'hôtellerie.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.

• Fortes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.

• Capacité à communiquer efficacement avec une variété de personnalités et de situations.

• Fortes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

• Capacité à prioriser plusieurs tâches et à respecter les délais.

• Haut degré de précision et attention aux détails.

• Capacité à travailler de manière indépendante tout en étant un membre efficace de l'équipe.

• Compétence intermédiaire avec Microsoft Office 365.

• Capacité et volonté d'apprendre les systèmes d'exploitation et de ventes hôteliers.
  
• Capacité à rester debout, marcher et travailler à un bureau/ordinateur pendant des périodes prolongées.

• Capacité à se déplacer fréquemment dans l'hôtel au cours de la journée de travail.

• Capacité à soulever, abaisser et manipuler jusqu'à 30 livres occasionnellement.

• Capacité à travailler selon un horaire flexible, y compris les fins de semaine et les jours fériés, en fonction des besoins commerciaux de l'hôtel.