Coordonnateur des ventes et des événements

Le/La coordinateur(trice) des ventes et des événements fournira un soutien administratif de haut niveau en effectuant des recherches, en préparant des rapports statistiques, en résolvant les problèmes des clients, en effectuant des tâches administratives telles que la préparation de la correspondance interne et externe, la gestion des salles de réception et des groupes, et en organisant des visites de l'hôtel pour les clients potentiels. Ses autres responsabilités principales incluent la présence sur place avant et pendant les événements afin de garantir le bon déroulement du contrat et de la commande de banquet (BEO). À ce titre, le/la coordinateur(trice) des ventes et des événements doit être disponible, notamment en soirée et le week-end, selon les besoins de l'entreprise. D'autres tâches diverses peuvent lui être confiées par le directeur général et le directeur des ventes. Étant donné que le/la coordinateur(trice) des ventes et des événements assure la liaison entre le Naples Hotel Group et ses clients, d'excellentes compétences rédactionnelles, une communication orale concise et une bonne capacité d'écoute sont indispensables.

Fonctions et responsabilités essentielles :

• Responsable de la prise d'informations sur les demandes de réservation par téléphone/e-mail/sites RFP, de la qualification de l'entreprise et de la préparation des documents, notamment les évaluations commerciales, les propositions, les contrats, les BEO et les contrôles d'événements.
• Générez des prospects pour des salles de groupe et des salles de réception grâce à des recherches sur Internet et au télémarketing.
• Mettre à jour et maintenir la base de données des ventes Delphi. FDC.
• Enregistrez l'activité du compte, les rapports d'appels, les traces et le journal de contrôle des salles de groupe à la date d'échéance dans Delphi.FDC.
• Atteindre ou dépasser les objectifs de vente hebdomadaires, mensuels et trimestriels.
• Organiser, classer et récupérer les documents dans des fichiers appropriés pour conserver les dossiers essentiels utilisés dans le fonctionnement du département.
• Mettre à jour le rapport hebdomadaire des ventes, les données réelles du groupe de plan d'affaires et du compte BT, ainsi que le calendrier des événements spéciaux NHG chaque semaine/mois/trimestre, selon les directives du directeur général.
• Responsable de la création de blocs de groupe au sein du système PMS de la propriété et du système de gestion des revenus de la propriété
• Responsable de la gestion des blocs de groupe, y compris les demandes de réservation, l'entrée dans la liste des chambres, le lavage de groupe et d'autres procédures de groupe applicables requises par Naples Hotel Group et la marque spécifique à la propriété.
• Aider les clients à planifier leurs réunions, de la demande à l'exécution.
• Le/La coordinateur(trice) des ventes et des événements peut être amené(e) à être présent(e) sur place lors des événements organisés dans les salles de réception de l'hôtel. Cela peut nécessiter une disponibilité de nuit et de week-end, selon les disponibilités fixées par le directeur général de l'hôtel.
• Participer aux réunions quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles assignées par le directeur général.
• Coordonner les communications interservices pour les arrivées quotidiennes, par le biais d'instructions orales et écrites. Planifier et organiser avec assurance les visites des établissements et communiquer clairement sur les prestations proposées.
• Assurer le service rapide des groupes et des comptes.
• Prendre l'initiative de soutenir les autres départements et être prêt à suivre une formation polyvalente et à couvrir la réception selon les instructions du directeur général.
• Participer périodiquement à des campagnes de vente éclair en collaboration avec le directeur régional des ventes et/ou le directeur général.
• Obligation de suivre la formation attribuée/requise par Naples Hotel Group et la marque spécifique à la propriété.
• Utilise divers logiciels de traitement de texte et autres progiciels pour saisir des données et produire des contrats, de la correspondance, des formulaires, des mémorandums et d’autres documents.
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins ou les attributions.

Exigences en matière d’éducation et/ou d’expérience professionnelle :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Lire, écrire et parler couramment l'anglais
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Compétences interpersonnelles et de gestion du temps
• Compétences en matière de relations avec les clients et de résolution de problèmes / de rétablissement du service
• Travailler selon des horaires variés, y compris les nuits, les week-ends et les jours fériés
• Maîtrise des programmes Microsoft Office 365
• Apparence et comportement professionnels appropriés (normes spécifiques disponibles).
• Passion pour l'excellence et dépassement des attentes
• L'attention aux détails, les compétences organisationnelles et le suivi sont indispensables.

Exigences physiques

• Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé est régulièrement amené à s'asseoir, à se tenir debout, à se pencher, à marcher, à utiliser ses mains ou ses doigts, ou à sentir des objets, des outils ou des commandes, à soulever des boîtes (jusqu'à 15 livres), à parler et à entendre.
• Les capacités visuelles requises par cet emploi comprennent une vision rapprochée d’un écran d’ordinateur.

En tant qu'entreprise familiale fondée sur des relations authentiques, Naples Hotel Group accorde une grande importance à la personnalité et à la qualité de son équipe. Nous nous engageons à créer un environnement où nos collaborateurs se rendent service les uns aux autres, à nos partenaires et à la communauté avec bienveillance et respect, travaillant ensemble pour une réussite commune significative. Notre structure d'équipe soudée garantit que chaque voix est entendue, favorisant une culture collaborative riche en opportunités d'évolution professionnelle et de développement personnel.

Ensemble complet d'avantages sociaux pour les employés à temps plein

• Congés payés : 2 semaines de vacances la première année et 4 jours de maladie par an
• Assurance santé, dentaire et ophtalmologique complète, ainsi qu'une couverture invalidité et vie
• 401(k) avec contribution de contrepartie de l'employeur
• Réductions hôtelières mondiales exclusives
• Opportunités d'évolution de carrière dans l'ensemble de notre portefeuille hôtelier
• Avantages supplémentaires, notamment du temps de bénévolat rémunéré et une réduction sur le style de vie