Responsable de l'audit de nuit

Les préposé(e)s à l'audit de nuit en chef jouent un rôle de leadership critique en fournissant un soutien direct aux clients tout au long de l'expérience hôtelière tout en supervisant les opérations nocturnes. Ce poste est responsable du traitement précis et du rapprochement des transactions financières et des éléments à déclarer tout en agissant en tant que leader senior en service pendant les heures nocturnes.

Les préposé(e)s à l'audit de nuit en chef doivent être des résolveurs de problèmes compétents et créatifs, capables de résoudre les défis liés aux clients et aux opérations de manière indépendante. La responsabilité principale du préposé à l'audit de nuit en chef est de répondre aux attentes des clients et de les dépasser, d'exécuter les normes de service de la marque, d'assurer l'exactitude et la cohérence des rapports nocturnes, de fournir du leadership et du soutien aux membres de l'équipe nocturne, et de maintenir une communication efficace avec les clients, les pairs et la direction de l'hôtel.

FONCTION DE BASE :

Le préposé à l'audit de nuit en chef s'assure que toutes les transactions quotidiennes sont rapprochées et comptabilisées conformément aux politiques et procédures établies. Ce rôle fonctionne comme un agent de réception et un préposé à l'audit de nuit entièrement formés et fiables, avec la responsabilité du quart de nuit.

Le préposé à l'audit de nuit en chef fournit des conseils au personnel de nuit, soutient les initiatives de formation selon les directives du gestionnaire de la réception, et collabore avec la sécurité et d'autres départements pour assurer des opérations nocturnes sûres et efficaces. Le rôle comprend également l'exécution de fonctions standard de la réception, notamment l'enregistrement et le départ des clients, les réservations et le soutien au service à la clientèle.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

• Servir en tant que leader principal en service pendant les heures nocturnes, fournissant des conseils et des directives au personnel de nuit

• Accueillir les clients à l'arrivée et compléter l'expérience d'enregistrement, en veillant à ce que les demandes spéciales soient satisfaites et que les informations exactes soient reçues

• Remercier les clients au départ, vérifier l'exactitude de la facturation et encourager les visites de retour

• Interagir avec les clients en personne, par téléphone et par voie électronique conformément aux normes de la marque

• Exécuter les procédures d'audit nocturne avec précision et à temps ; identifier les écarts et prendre les mesures correctives appropriées

• Maintenir l'intégrité, l'exactitude et la confidentialité lors du traitement des dossiers des clients, des rapports de caisse, des rapports d'audit et d'autres informations sensibles

• Promouvoir les programmes de fidélité de la marque hôtelière, les forfaits à tarifs spéciaux et les surclassements le cas échéant

• Communiquer efficacement avec les départements de l'hôtel en utilisant les outils de communication approuvés pour assurer la résolution rapide des besoins des clients et des problèmes opérationnels

• Soutenir, encadrer et former les membres de l'équipe nocturne, en renforçant les normes de service, le professionnalisme et la responsabilité

• Gérer les problèmes escaladés liés aux clients, à la sécurité et aux opérations conformément aux politiques de l'entreprise et aux normes de la marque

• Maintenir le professionnalisme conforme aux attentes de la marque hôtelière et de l'entreprise en tout temps

• Comprendre et communiquer les procédures d'urgence de l'hôtel ; aider les clients et les membres de l'équipe en cas d'urgence

• Maintenir l'équilibre et la sécurité de la caisse de l'établissement, le cas échéant, et enregistrer avec précision toutes les transactions

• Documenter les incidents, les préoccupations des clients et les problèmes opérationnels de manière claire et précise pour le suivi par la direction

QUALIFICATIONS :

• Minimum de 2 ans d'expérience en service à la clientèle, de préférence dans l'hôtellerie ou un secteur connexe

• Expérience préalable en audit de nuit ou en hôtellerie nocturne préférée

• Expérience démontrée en leadership ou en supervision fortement préférée

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis

• Fortes compétences en service à la clientèle et en résolution de problèmes

• Compétence dans Opera PMS

• Connaissance pratique de Microsoft Excel, y compris les formules et les fonctions de feuille de calcul

• Attention aux détails avec de fortes compétences en rapprochement et en organisation

• Capacité à communiquer efficacement en anglais, verbalement et par écrit

• Compréhension de base de la facturation de groupe, des arrivées/départs, du blocage de chambres et du flux d'activité

FONCTIONS ESSENTIELLES :

• Travailler avec le personnel d'audit de nuit pour assurer l'enregistrement précis et opportun des totaux quotidiens des points de vente et que les informations sont enregistrées correctement.
• Aider à la fermeture du travail quotidien pour tous les points de vente et à l'affichage des totaux quotidiens corrects. Rapprocher les frais de chambre avec le POS et l'hôte.
• Effectuer des sauvegardes quotidiennes sur les systèmes et effectuer tout entretien nécessaire en cas de besoin.
• Saisir toutes les informations de revenus quotidiens dans le système comptable.
• Rapprocher les affichages quotidiens des cartes de crédit.
• Assurer la distribution appropriée des rapports quotidiens en temps opportun et que tous les rapports comptables sont classés correctement.
• Notifier les points de vente appropriés en cas de divergences. Assurer le suivi auprès du personnel d'audit de nuit et documenter les situations.
• Effectuer toutes les activités de manière professionnelle et conformément aux politiques de l'entreprise.
• Fonctions de base d'un agent de réception telles que l'enregistrement et le départ des clients de leurs chambres, la réponse aux questions des clients, la création de nouvelles réservations pour les clients et la fourniture de services supplémentaires aux clients.
• Répondre au téléphone de la réception en tout temps car ils sont également l'opérateur pendant leur quart de travail, ainsi que tout message client sur notre plateforme de messagerie texte.
• Signaler tout problème/demande dans l'application Quore.
• La capacité à remplir un rapport d'incident en cas d'incident.
• Supervise le personnel d'audit de nuit.
• Aide à la formation des nouveaux employés de l'équipe d'audit de nuit.

FONCTIONS MARGINALES :

• Interagir efficacement avec des personnes d'horizons socioéconomiques, culturels, de handicap et ethniques divers
• Tenu d'effectuer d'autres tâches et responsabilités selon les besoins.
• Les heures prévues peuvent varier selon les besoins de l'entreprise et peuvent ou non inclure les jours fériés, les fins de semaine, les différents quarts de travail, les heures supplémentaires ou les heures réduites.
• Répondre à toute tâche raisonnable assignée par le directeur des chambres, le gestionnaire de la réception, le gestionnaire des réservations et/ou le contrôleur.
• En l'absence du personnel d'audit de nuit, être responsable de tous les aspects des fonctions d'audit nocturne.

CAPACITÉS PHYSIQUES :

• 8+ heures par jour à un bureau/ordinateur debout ; se tenir debout et marcher fréquemment tout au long de la journée de travail

• Soulever, abaisser et manœuvrer jusqu'à 30 livres occasionnellement

• Capacité à travailler de manière indépendante et à diriger pendant les heures nocturnes

COMMUNICATION :

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite

• Capacité à communiquer clairement, professionnellement et avec assurance avec les clients et les membres de l'équipe

• Doit être capable de parler, lire et écrire dans la langue principale utilisée sur le lieu de travail

COMPÉTENCES EN LEADERSHIP :

• Capacité à diriger de manière indépendante et à prendre des décisions judicieuses pendant les heures nocturnes

• Fortes compétences en résolution de problèmes et en résolution de conflits

• Capacité à encadrer, soutenir et tenir les membres de l'équipe responsables des normes

• Fiabilité démontrée, professionnalisme et appropriation des opérations nocturnes

ENVIRONNEMENT :

Environnement de bureau et hôtel intérieur comprenant un bureau, des ordinateurs, des téléphones et des équipements de bureau standard. Bien éclairé avec ventilation climatisée.

À propos de First Hospitality…

Fondée en 1985 et basée à Chicago, First Hospitality est une entreprise avant-gardiste de développement, d'investissement et de gestion hôtelière. La vision stratégique de First Hospitality est de créer de la valeur pour tous par l'excellence et une ouverture à faire les choses différemment.

First Hospitality cherche à attirer et à retenir une main-d'œuvre très performante et diversifiée dans laquelle les différences des employés sont respectées et valorisées pour mieux répondre aux besoins variés des clients que nous servons. FH favorise un environnement de travail inclusif qui promeut la collaboration, la flexibilité et l'équité.

Employeur offrant l'égalité des chances.