Assistant(e) de direction du/de la Directeur/Directrice des Ressources Humaines et de la Culture

Objectif :Le poste d'Assistant(e) de direction du Directeur(trice) Personnes & Culture a pour responsabilité de fournir un soutien administratif exceptionnel et un partenariat de direction proactif au Directeur(trice) Personnes & Culture pour l'Amérique du Nord. De plus, le poste a pour responsabilité de représenter le bureau de manière efficace, professionnelle et diplomatique lors des interactions avec les partenaires et clients internes et externes.

Fonctions essentielles :

• Gérer de manière proactive le calendrier, les rendez-vous et les priorités du Directeur(trice) Personnes & Culture, en anticipant les besoins, en faisant preuve de bon jugement et en gérant les demandes et les priorités concurrentes.
• Planifie et gère les arrangements de voyage, y compris les réservations internationales, les locations de voitures, les hôtels et les compagnies aériennes. Évalue les options et décide des questions de tarification et de logistique. Prépare les documents de contexte pertinents pour les voyages
• Organise, prépare et gère les réunions d'affaires et événements clés parrainés par le Directeur(trice) Personnes & Culture, y compris les documents de réunion, l'aménagement des salles, le service traiteur, la technologie et autres aspects logistiques.

• Gère la couverture téléphonique, filtre les appels et messages, et gère la correspondance entrante

• Prépare les notes de frais à l'aide de Concur, traite les factures à l'aide des systèmes de l'entreprise, et examine les demandes de paiement et les écarts budgétaires pour Chief & People Culture et leurs subordonnés directs

• Produit une documentation, des notes de service, des lettres commerciales, des présentations et autres documents destinés à la direction, bien rédigés et visuellement attrayants, y compris la révision et la relecture

• Traite les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et bon jugement
• Assume des responsabilités administratives supplémentaires, notamment, sans s'y limiter, l'organisation des dossiers, la préparation des colis, l'envoi de documents par courrier et d'autres tâches confiées
• Collabore avec les autres assistants de direction des départements et le partenaire commercial Personnes & Culture sur les initiatives du bureau d'entreprise ou pilotées par le PDG

Lien hiérarchique : L'assistant(e) de direction rend compte au Directeur(trice) Personnes & Culture pour l'Amérique du Nord.

Qualifications minimales, connaissances, compétences et environnement de travail :

• Formation et expérience : la combinaison de la formation et de l'expérience professionnelle doit dépasser 7 ans :
• Dans un rôle technique : requiert 7 ans d'expérience administrative en soutien à des cadres supérieurs
• Un baccalauréat dans un programme lié au domaine fonctionnel peut compter pour 3 ans sur les 7 ans requis
• Dans le secteur : 3 à 5 ans d'expérience en hôtellerie, restauration (F&B) et/ou commerce de détail
• Formation spécialisée :

• • Maîtrise avancée de Microsoft Office et des outils numériques, avec la capacité d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes et de tirer parti des technologies émergentes.

• Une expérience de Concur est fortement souhaitée
• Une expérience de soutien aux cadres des Ressources humaines est fortement souhaitée
• Compétences spécialisées/compétences/traits
• Exige la capacité de maintenir le plus haut niveau de professionnalisme et de confidentialité et de faire preuve de bon jugement dans les situations sensibles

• • Exige d'excellentes compétences organisationnelles et une grande attention aux détails, avec la capacité d'anticiper les besoins et de résoudre les problèmes de manière autonome.

• Fait preuve de sens des affaires et d'une compréhension des priorités des dirigeants et des besoins organisationnels.
• Historique démontré de compréhension des besoins de l'entreprise, des parties prenantes, de la population des employés et des situations individuelles
• Excellentes compétences en communication et interpersonnelles, avec la capacité d'interagir avec assurance avec les cadres supérieurs et les parties prenantes.

• Lieu : requiert une présence en personne cinq jours par semaine au North America Support Center à Bethesda, Maryland