assistante de direction

Historique de l'entreprise

The Standard est l'un des hôtels les plus engagés culturellement au monde. Des hôtels avec une véritable vie culturelle, un esprit inclusif et une véritable attitude créative. Une destination riche d'événements et de divertissements qui vous laisse avec un sentiment d'épanouissement.

La sensibilité irrévérencieuse et ludique de The Standard, combinée à une attention particulière au design, aux détails et au service, ont établi sa réputation de pionnier de l'hospitalité, des voyages, de la gastronomie, de la vie nocturne et bien au-delà. Les hôtels The Standard sont connus pour leur clientèle avant-gardiste, leur design novateur et leur caractère résolument non-Standard.

Énoncé de mission

Créer des expériences en embrassant et en autonomisant un collectif diversifié de membres d'équipe, de collaborateurs et d'invités, qui choisissent d'appeler The Standard leur maison.

Notre objectif

L'engagement de The Standard est d'être un pilier pour chaque quartier dans lequel nous résidons ainsi qu'une plateforme pour la culture et la créativité. Réunir les gens dans nos espaces pour interagir les uns avec les autres de manière authentique.

Notre promesse est de garantir qu'un séjour est une expérience et qu'un souvenir signifie se faire des amis et avoir des histoires à raconter. Comprendre pourquoi The Standard existe, c'est comprendre que The Standard est une plateforme pour que les gens se rencontrent, s'engagent, apprennent, dînent, dorment, dansent, se cachent, fassent semblant et le fassent en étant vous-même et en vous amusant.

Nous nous considérons comme une scène, pas seulement comme un hôtel. Ici, vous pouvez devenir qui vous voulez, même si ce n'est que pour une nuit. Ici, vous rencontrerez de nouveaux amis, relèverez de nouveaux défis, goûterez de nouvelles cuisines, veilles tard, dormirez plus longtemps, et parfois, ne quitterez jamais la propriété. Nous sommes sans détour à l'aise avec le fait de perturber les attentes.

C'est QUI NOUS SOMMES !

#StandardFamily

Titre du poste : Assistant(e) exécutif(ve) du directeur général - Temps plein

Département : Bureau exécutif

Lieu : The Standard, High Line

Rapporte à : Directeur général

Responsable de : N/A

Objectif du poste : Ce poste assiste le directeur général et l'équipe exécutive dans toutes les tâches nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des opérations de la propriété. Les tâches incluent tout, de l'accueil des clients, aux tâches administratives, à la participation aux réunions et à la facilitation de la communication entre tous les différents départements. Communique avec les clients/fournisseurs de l'hôtel, les partenaires, les sponsors, etc.

Qualifications et exigences :

Essentielles :

• Compréhension : Capacité à lire, comprendre et exécuter les instructions selon les procédures établies
• Compétence linguistique : Couramment l'anglais
• Compétences organisationnelles : Travailler efficacement, utiliser le multitâche, prioriser les tâches
• Hygiène et assainissement : Respect de l'uniforme, de la présentation et des normes d'hygiène personnelle et des attentes selon les POS
• Ponctualité : Respect de l'horaire affiché et de l'heure d'arrivée et présence aux réunions obligatoires lorsqu'elles sont programmées
• Responsabilité : Comportement personnel conforme aux politiques, normes et attentes de Standard, New York
• Compétences organisationnelles et de planification
• Attention méticuleuse aux détails et souci de la précision
• Discrétion et confidentialité irréprochables
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Compétences d'analyse et de résolution de problèmes
• Jugement supérieur et capacité de prise de décision
• Initiative proactive et flexibilité
• Connaissance d'Opera Cloud, Tripleseat et Envision Preferred

Souhaitables :

• 3 ans d'expérience dans le soutien administratif professionnel
• Compétences informatiques compétentes et connaissance approfondie des logiciels pertinents tels que MS Office Suite et Excel
• Connaissance d'Opera préférée mais non essentielle
• Connaissance des pratiques et procédures administratives de bureau standard

Fonctions essentielles du poste et responsabilités :

• Fournir un soutien au directeur général et à l'équipe exécutive d'un hôtel de style de vie boutique de 338 chambres avec sept points de vente de nourriture et de boissons et 800+ employés
• Représenter positivement le DG et améliorer l'efficacité du DG en maintenant les relations avec les équipes internes
• Servir de liaison entre le DG et tous les départements de l'hôtel, les clients, les clients et le bureau corporatif
• Gérer et maintenir l'emploi du temps, les rendez-vous et les arrangements de voyage du directeur général et de l'équipe exécutive
• Communiquer les activités quotidiennes, allouer le temps et coordonner le flux de travail ; identifier tout conflit d'horaire et tout changement
• Informer et mettre à jour le DG et l'équipe exécutive sur toutes les questions pertinentes pour le fonctionnement de l'hôtel en participant à diverses réunions de département
• Confirmer et mettre à jour les réservations de chambres et de restaurants/bars pour les représentants de GAW Capital et GCPH NY OPCP ; notifier les chefs de la réception et du département F&B
• Administration de bureau (comptabilité, fournitures de bureau, demandes de salles de réunion, demandes de showroom, inventaire des cadeaux de vente) ;
• Maintenir les bases de données Opera Cloud/Tripleseat/Envision
• Assister à la préparation des présentations PowerPoint/Keynote
• Assister à la préparation des devis, bons de commande, traitement des factures, suivi, etc.
• Exécuter de manière proactive toute tâche requise par le directeur général
• Répondre et gérer les appels entrants
• Accueillir les visiteurs et les invités du DG et de l'équipe exécutive dans le hall ; les escorter et les placer dans le point de vente approprié
• Partenaire avec le comité exécutif et fournir un soutien en tant qu'extension de l'équipe
• Préparer les communications, les présentations et autres documents
• Traiter les rapports de dépenses mensuels
• Assister aux réunions matinales quotidiennes et fournir toute mise à jour pertinente au nom du DG
• Traiter les demandes de dons pour approbation et superviser le traitement des certificats-cadeaux avec la comptabilité
• Recevoir et acheminer toutes les demandes de tarifs pour employés/amis et famille internes et externes
• Interagir avec les assistants exécutifs dans toute la marque The Standard
• Rester le contact direct sur la propriété pour les assistants exécutifs du partenaire directeur et du président
• Confirmer et mettre à jour les réservations de chambres et de restaurants/bars pour le président, le partenaire directeur, le directeur de l'exploitation et les propriétaires du bâtiment ; notifier les chefs de la réception et du département F&B
• Liaiser avec le coordinateur des ventes pour fournir des notes de bienvenue et des aménités du DG pour les clients VIP
• Conseille les ressources humaines de la disponibilité du DG pour rencontrer les candidats clés
• Assister et accompagner le DG et l'équipe exécutive lors de la visite hebdomadaire des espaces publics et des chambres d'hôtes pour les initiatives de contrôle de la qualité et assurer le suivi si nécessaire
• Travailler avec l'équipe exécutive pour conseiller le DG sur les avis en ligne négatifs qui nécessitent une communication au nom du DG ou de la part du DG

Rémunération :

• 30,00 $ - 35,00 $ par an
• Couverture d'assurance-maladie excellente et abordable
• Assurance-vie, assurance-invalidité, assurance pour animaux de compagnie
• Jusqu'à 104 heures de congés payés, 56 heures - Congés payés protégés (maladie), 32 heures - Congés payés non protégés, 20 heures de congé prénatal payé
• 401k - Cotisation patronale jusqu'à 2 % après 1 an
• Réductions pour employés sur les chambres, F&B, vente au détail et The Standard Marketplace
• Repas des employés, programme de parrainage des employés, réductions pour navetteurs
• Événements et célébrations réguliers amusants du personnel !